Preguntas frecuentes sobre Acuerdos Marco para entidades públicas

1. ¿Cómo obtener mi usuario y clave para acceder a la plataforma de Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco?

La entidad debe obtener un usuario y contraseña que cuente con el “perfil de operador de compras por Catálogo”. Estas credenciales son emitidas por el SEACE a través del certificado SEACE v.3.0, lo que te permite ingresar a la plataforma de Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco.

2. ¿Cómo recuperar mi contraseña para ingresar a la plataforma?

La entidad puede recuperar la contraseña a través de la plataforma del SEACE.

3. ¿Cuáles son los requisitos mínimos que debo contemplar para un adecuado funcionamiento del sistema?

Los requisitos mínimos para un adecuado funcionamiento del sistema son los siguientes:

• · Sistema operativo: Windows XP Service Pack 2 y versiones posteriores, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 10, Windows 11, Mac OS X 10.6 y versiones posteriores.
• Hardware:
• Procesador: 1.5 GHz o más.
• Memoria RAM: 2GB o más.
• Disco duro: 500GB o más.
• Resolución Recomendada: 1024x768 a más.
• Navegador de Internet:
• Internet Explorer 11 o Superior.
• Microsoft Edge 38.x o Superior.
• Google Chrome 58.x o Superior.
• Mozilla Firefox 53.x o.

4. ¿Si encuentro condiciones más ventajosas de contratación en mi indagación de mercado, puedo exceptuarme del uso del método especial?

Conforme al literal k) del artículo 115 del Reglamento de la Ley N.° 30225, Ley de Contrataciones del Estado, aprobada mediante D.S N.° 344-2018-EF y modificatorias, una entidad puede exceptuarse de la obligación de contratar los bienes y/o servicios de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco, en caso verifiquen en el mercado la existencia de condiciones más ventajosas, que deberán ser objetivas y demostrables.

Esto se alinea al numeral 4.9 de Reglas estándar del método especial de contratación a través de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco – tipo I - modificación IV

5. ¿Qué documentación debe adjuntarse como parte de la solicitud de autorización para exceptuarse del uso de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco?

La entidad debe remitir un informe de sustento que contenga como mínimo:

• Identificación de las proformas del sistema y las Fichas-producto materia de la solicitud.
• Cotizaciones del mercado sobre la misma Ficha-producto, que evidencien objetivamente mejores condiciones que las ofertadas en la plataforma.
• Las cotizaciones y las proformas no deben tener una antigüedad mayor a 30 días calendario.

El trámite de autorización para exceptuarse de una compra por Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco inicia con la presentación de la solicitud (descrita en el comunicado N.° 080-2022-PERÚ COMPRAS/DAM) a través de:

• Mesa de Partes digital habilitada las 24 horas, 7 días de la semana.
• Mesa de Partes presencial ubicada en av. República de Panamá N.° 3629, San Isidro, de lunes a viernes de 8:30 a 16:30 horas.

Realiza el seguimiento de tu trámite, opción “consulta sobre el estado”.

6. ¿La autorización para exceptuarse de la obligación del uso de los Catálogos Electrónicos puede obtenerse después de realizada la contratación?

No. La entidad contratante debe obtener dicha autorización previamente a la contratación, bajo sanción de nulidad.

7. ¿Existen montos mínimos de contratación?

Sí. PERÚ COMPRAS puede establecer para cada catálogo un monto mínimo de contratación para la entidad, el cual se encuentra en el Anexo N.° 1: Parámetros y condiciones de las reglas de cada Acuerdo Marco. Dicho límite puede ser actualizado a través de un comunicado.

Para contrataciones por montos superiores a lo establecido en dicha documentación, la entidad se encontrará obligado a utilizar la plataforma de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco.

La entidad estará facultada a utilizar la plataforma por montos menores al monto mínimo de atención establecido.

Revisa el detalle de los montos mínimos de contratación por entidades contratantes en el siguiente comunicado. Además, es conveniente indicar que existe el monto mínimo de atención, que faculta a los proveedores a restringir una solicitud de cotización, cuando el monto es inferior a lo indicado en el Anexo N.° 1: Parámetro y condiciones de las reglas de cada Acuerdo Marco y comunicados.

8. ¿Se requiere autorización de PERÚ COMPRAS para no contratar a través de esta herramienta cuando una entidad determine que el valor referencial de la adquisición del bien por Ficha-producto (ítem) es menor al monto mínimo de contratación?

No. Cuando una entidad determine que el valor referencial de la adquisición del bien por Ficha-producto (ítem) es menor al monto mínimo de contratación, está facultada a adquirir directamente los bienes contemplados en los Catálogos Electrónicos bajo las disposiciones contenidas en la Ley de Contrataciones, su reglamento y modificatorias, sin la necesidad de requerir autorización de PERÚ COMPRAS para exceptuarse de contratar a través de este método especial de contratación.

9. ¿Puede la entidad realizar contrataciones a través de los Catálogos Electrónicos por montos inferiores a los establecidos como mínimos?

Sí. Para importes menores, la entidad puede contratar a través del Catálogo Electrónico e manera facultativa; sin embargo, es importante indicar que el proveedor podría no cotizar la proforma.

10. ¿Qué requisitos debo cumplir para realizar una contratación a través de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco?

Toda contratación que las entidades realicen a través de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco debe llevar un expediente de contratación aprobado. La entidad debe haber culminado los actos preparatorios para hacer uso de la plataforma de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco.

11. ¿Qué documentos debe contener el expediente de contratación?

El literal l) del artículo 115 del Reglamento de la Ley N.° 30225, Ley de Contrataciones del Estado establece que toda contratación que las entidades realicen a través de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco lleva un expediente de contratación aprobado.

En esa línea, la Directiva N.º 006-2021-PERÚ COMPRAS “Lineamientos para la implementación y operación del Catálogo Electrónico de Acuerdos Marco”, en el literal e) del subnumeral 8.4.3 señala lo siguiente:

Todas las contrataciones deben sustentarse en un expediente que será elaborado por el Órgano Encargado de las Contrataciones y contendrá lo siguiente:

• Requerimiento del bien o servicio.
• Certificación de crédito presupuestario o previsión presupuestal, según sea el caso.
• Informe sustentatorio de la elección del bien o servicio y del proveedor, considerando el mejor costo total para la entidad contratante, salvo que el criterio haya sido el menor costo.
• Autorización de la contratación respectiva, conforme a la organización interna de cada entidad.

12. ¿Qué tipo de certificación debo utilizar en el SIAF?

Para trabajar con un certificado y vincular al aplicativo de PERÚ COMPRAS, la entidad debe seleccionar el tipo de certificado “adquisición/Perú Compras”.

13. ¿Por qué aparece el mensaje: “No existen secuencias de certificación exclusivas para el proceso de PERÚ COMPRAS”?

Esto sucede cuando no se ha seleccionado el tipo de certificación “Adquisición/Perú Compras”. En ese caso, se debe modificar el tipo de certificación en el SIAF.

14. ¿Cuál es el procedimiento para poder liberar las reservas de órdenes de compra de años pasados?

Para PERÚ COMPRAS no es posible liberar montos reservados correspondientes a periodos anteriores al presente año fiscal. Actualmente, este proceso solo puede realizarse para órdenes en proceso de resolución o resueltas. Para realizarlo, se debe remitir su solicitud al correo administrador.acuerdos@perucompras.gob.peindicando el número de la orden electrónica.

Es importante tener en cuenta que estas órdenes se podrán vincular posteriormente para pagos por encontrarse en proceso de resolución.

15. ¿Cuál es el procedimiento para liberar una orden de compra en proceso de resolución de contrato para el presente año fiscal?

A través del comunicado N.° 116 -2022-PERÚ COMPRAS/DAM se informa que está habilitada la opción que permite a las entidades liberar la reserva del Certificado de Crédito Presupuestal (CCP). Esta opción es aplicable únicamente cuando se ha extinguido el vínculo contractual de la orden de compra, conforme a lo establecido en los artículos 164 y 165 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Cabe señalar que esta funcionalidad de liberación del certificado de crédito presupuestal solo es posible de realizar durante cada ejercicio fiscal en curso y no es un procedimiento reversible.

16. ¿Cómo vincular el registro del compromiso anual de un Certificado de Crédito Presupuestal (CCP) en el SIAF?

En el registro del compromiso anual de un CCP con tipo de certificación “Adquisición/PERÚ COMPRAS” se ha incorporado una nueva funcionalidad llamada “ID Proceso PERÚ COMPRAS” (en el SIAF en el campo ID, presionar la tecla F1 y seleccionar). Con esta funcionalidad, la entidad podrá visualizar todos los ID de las órdenes generadas y pendientes de vinculación.

17. ¿Por qué aparece el mensaje: “Monto no es válido, monto excede la reserva de PERÚ COMPRAS”?

Esto sucede cuando el monto registrado con la certificación y secuencia para el compromiso anual en el SIAF es superior al monto reservado en la plataforma de PERÚ COMPRAS.

18. ¿Por qué no puedo seleccionar el Catálogo Electrónico o el tipo de contratación?

En caso de elegir un tipo de contratación no aplicable para un catálogo, este se mostrará deshabilitado.

La plataforma solo permite acceder a los catálogos que cuentan con el tipo de contratación (individuales y paquetes) y tipo de entrega (entregas parciales y/o multidestino) que fueron seleccionados en el requerimiento.

19. ¿Puedo retroceder en el sistema, modificar datos y/o agregar y quitar Fichas–producto antes de enviar a cotizar?

Sí, la plataforma permite editar su requerimiento, retirando o adicionando Fichas-producto hasta antes de enviar a cotizar la proforma.

20. ¿Es posible conocer el listado de Fichas-producto incorporadas en los Catálogos Electrónicos?

Sí, actualmente es posible conocer las Fichas-producto y su estado de incorporación. Para ello, debes acceder al buscador de Fichas-producto.

21. ¿Cuál es el procedimiento para registrar en la plataforma el documento de aprobación de ampliación de plazo contractual en la plataforma?

Si se presenta y acepta una ampliación en el plazo de entrega en la ejecución de la contratación, la entidad puede seleccionar en la plataforma el estado “aceptada c/ ampliación de plazo” para la entrega que corresponda. Para ello, debes considerar los siguientes requisitos obligatorios:

• El registro de la fecha del documento que aprueba la ampliación del plazo.
• El registro de la nomenclatura del documento que aprueba la ampliación del plazo.
• El plazo de ampliación aprobado, en días calendario.
• La entidad conjuntamente con el registro de la información señalada deberá adjuntar el documento digitalizado en formato PDF

22. ¿A partir de qué monto la entidad debe gestionar una gran compra?

Conforme al literal f) del artículo 8.4.3 de la Directiva N.° 006-2021-PERÚ COMPRAS, “Lineamientos para la implementación y operación del Catálogo Electrónico de Acuerdos Marco”, las contrataciones iguales o superiores a cien mil soles (S/100,000.00) deben realizarse obligatoriamente mediante el procedimiento de grandes compras en los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco. Este procedimiento permite a la entidad contratante seleccionar varias Fichas-producto; el cual de manera automática invitará a todos los proveedores que cuenten con ofertas para dichas fichas.

Para montos menores a cien mil soles (S/100,000.00), el uso del procedimiento de grandes compras es opcional.

23. ¿Puedo seleccionar una sola Ficha-producto?

Para promover la transparencia, libertad de concurrencia, eficacia y eficiencia en la adquisición de bienes y servicios a través de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco, el comunicado N.° 031-2018-PERÚ COMPRAS/DAM “Selección de Fichas-producto en las contrataciones por catálogo electrónico” recuerda y recomienda que:

• Las entidades tienen la obligación de adecuar sus requerimientos a características que resulten relevantes para cumplir la finalidad pública, no debiendo considerarse exigencias desproporcionadas, irrazonables o innecesarias.
• Las entidades deben seleccionar la mayor cantidad de Fichas- producto de diversas marcas para que la plataforma muestre las mejores ofertas de precio y plazo.
• Las entidades que consideren la elección de una sola marca debido a un proceso de estandarización autorizado, deben incluirlo en el expediente de contratación.
• Es de exclusiva responsabilidad de los funcionarios de la entidad, la justificación de la elección del bien o servicio, a través de un informe sustentado, conforme al literal e) del numeral 8.4.3. de la Directiva N.º 006-2021-PERÚ COMPRAS.
• PERÚ COMPRAS realiza un constante monitoreo para identificar contrataciones que deriven de la elección de una sola Ficha-producto y, de ser el caso, se comunica a la Oficina de Administración de la entidad y/o al Órgano de Control Institucional.

Asimismo, el comunicado N.º 025-2024-PERÚ COMPRAS/DAM “Sobre la selección de Fichas-producto a través de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco” recuerda lo siguiente:

• Las entidades públicas son responsables de la selección de la (s) Fichas-producto en los requerimientos; de acuerdo con lo establecido en las Reglas, esta selección debe estar sustentada en un informe de acuerdo al Anexo N.° 03 y registrado en la plataforma para la publicación de la orden de compra electrónica respectiva.
• PERÚ COMPRAS realiza un constante monitoreo para identificar las contrataciones que deriven de la elección de una sola Ficha-producto. En caso de detectarse tal situación, se comunica a la Oficina de Administración de la entidad y/o al Órgano de Control Institucional para las acciones correspondientes.
• Es importante mencionar que, esta acción se realiza con la finalidad de promover la transparencia, libertad de concurrencia, eficacia y eficiencia en la adquisición de bienes y servicios a través de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco.

24. ¿Puedo seleccionar más de una vez la misma Ficha-producto?

Es responsabilidad de la entidad asegurarse de no seleccionar la misma Ficha-producto más de una vez en un mismo requerimiento.

25. ¿Cuál es el procedimiento a seguir cuando el proveedor registró el estado “entregada c/conformidad pendiente” sin entregar los bienes?

Si el proveedor ha registrado un estado incorrecto en la orden de compra, con la finalidad de realizar la evaluación para retrotraer el estado de la orden, la entidad debe enviar, al correo acuerdosmarco@perucompras.gob.pe, un informe del área de almacén o la unidad orgánica que haga sus veces. Este informe debe precisar que no se recepcionó los bienes asociados a la orden de compra, por lo que se debe considerar también la denominación e identificación del órgano que emite el informe, así como el nombre, sello y firma de la autoridad responsable.

26. En qué caso la plataforma muestra el mensaje: ¿Sin ofertas disponibles?

Cuando se remite la solicitud de proforma, la plataforma valida que existan como mínimo dos ofertas disponibles por parte de los proveedores para el producto requerido. Si no hay ofertas disponibles, la plataforma no permitirá generar la solicitud de proforma, identificando los productos sin ofertas disponibles y permitiendo a la entidad modificar su requerimiento.

27. ¿Cuál es el procedimiento para actualizar manualmente el estado de las órdenes de compra a “pagada”?

Al momento de remitir la solicitud de proforma, la plataforma validará que existan como mínimo dos ofertas disponibles por parte de los proveedores para el producto requerido; en caso no existan ofertas, la plataforma no permitirá generar la solicitud de proforma, identificando los productos que no cuenten con ofertas disponibles y permitiéndole a la entidad modificar su requerimiento.

• La nomenclatura del documento que formaliza la entrega de las Fichas-producto asociadas a la orden de compra; y,
• La fecha de entrega de producto asociada a la(s) entrega(s).
• Conjuntamente con el registro de la entrega de las Fichas-producto debe adjuntar la(s) guía(s) de remisión digitalizadas en formato PDF, con fecha y sello de recepción.

Luego la entidad debe registrar el otorgamiento de la conformidad de la prestación asociada a la(s) entrega(s) de forma manual a través de la plataforma desde el día de generado el estado entregada c/ conformidad pendiente, generándose el estado conforme c/pago pendiente.

Deberá considerarse que el registro del otorgamiento de conformidad de la prestación asociada a la entrega permitirá la asignación del estado conforme c/pago en cuyo caso, resulta obligatorio el registro de la fecha de emisión del documento que formaliza el otorgamiento de conformidad de la prestación asociada a la entrega.

Por último, la entidad, registra el pago de la prestación asociado a la(s) entrega(s) de forma manual a través de la plataforma.

El registro del pago efectivo de la orden de compra establece la asignación a ésta del estado pagada, en cuyo caso resulta obligatorio efectuar los siguientes registros:

• El número de documento que formaliza el pago correspondiente a la entrega de la orden de compra;
• El registro del archivo digitalizado en formato PDF que contiene el documento que formaliza el pago correspondiente a la entrega de la orden de compra.

28. ¿Cuáles son los requisitos que tiene que cumplir el proveedor previamente a la emisión de la orden de compra?

Previamente a la emisión de la orden de compra, la entidad debe verificar en el portal web del Registro nacional de Proveedores (RNP) que el proveedor:

• Cuente con inscripción vigente en el capítulo bienes del Registro Nacional de Proveedores (RNP), asociado al RUC.
• No se encuentre en el registro de proveedores inhabilitados para contratar con el Estado.
• No encontrarse suspendido para contratar con el Estado.

Asimismo, la entidad debe verificar que el proveedor cuente con la condición de “activo” y “habido” en la Sunat. Excepcionalmente, el proveedor podrá contar con la condición de “pendiente”.

Adicionalmente, la entidad debe verificar que el proveedor no tenga impedimentos para contratar con el Estado, de acuerdo a lo señalado en el TUO de la Ley N.º 27444.

29. ¿Bajo qué criterios la entidad debe elegir al proveedor?

La Directiva N.º 06-2021-PERU COMPRAS “Lineamientos para la Implementación y Operación del Catálogo Electrónico de Acuerdos Marco”, señala en el numeral 8.4, que el informe sustentatorio de la elección del bien o servicio y del proveedor, debe considerar el mejor costo total del bien, el cual se encuentra definido en el numeral 11.5 como, el valor o monto resultante que contemple todos los conceptos y aspectos referidos a las características y condiciones del bien o servicio, tales como:

• Precio
• El rendimiento y vida útil.
• Las condiciones comerciales, como los plazos de garantía, los plazos de entrega, entre otros.
• El costo por flete.
• Otros aplicables de acuerdo a las condiciones del mercado en los que se comercien los bienes o servicios contenidos en los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco.

30. ¿Cómo se debe sustentar la elección del bien y del proveedor?

De acuerdo a lo establecido en la Directiva N.º 06-2021-PERU COMPRAS “Lineamientos para la Implementación y Operación del Catálogo Electrónico de Acuerdos Marco”, señala en el literal e), numeral 8.4.3 que todas las contrataciones deben sustentarse en un expediente que debe ser elaborado por el Órgano Encargado de las Contrataciones. Este expediente debe contener, entre otros, informe sustentatorio de la elección del bien y del proveedor considerando el mejor costo total para la entidad contratante, salvo que el criterio haya sido el menor costo.

Para dicho efecto, el Órgano Encargado de las Contrataciones debe emitir un informe sustentando (Anexo N.° 03) los criterios para la elección del bien o servicio, y del proveedor con quien se perfeccionará el contrato, incluyendo un cuadro comparativo obtenida de la plataforma de Catálogos Electrónicos.

31. ¿Cuánto tiempo tiene la entidad para generar la orden de compra?

La entidad tiene como máximo, para generar y publicar la orden de compra electrónica hasta el segundo día hábil siguiente de generado el estado proforma cotizada. En el caso de compras ordinarias, una vez que entidad contratante selecciona la oferta, la plataforma mostrará el carrito de compras con todas las ofertas seleccionadas y agrupadas según requerimiento por proveedor y plazo de entrega. En el caso de grandes compras, la entidad puede enviar al carrito la oferta seleccionada por la plataforma. Las proformas que no hayan sido enviadas al carrito de compras obtendrán el estado “no seleccionado”.

Es importante tener en cuenta que para la generación y publicación de la Orden de Compra Electrónica para compras corporativas obligatorias se aplica los plazos establecidos en el documento de instrucción.

32. ¿Cuál es el procedimiento para comunicar al proveedor las observaciones presentadas a los bienes?

La entidad, en caso presente observaciones a los bienes recepcionados en la entrega que corresponda y en forma previa a la emisión de la conformidad, de forma manual podrá seleccionar el estado observada c/subsanación pendiente desde el día de generado el estado entregada c/conformidad pendiente. Para ello debe obligatoriamente realizar lo siguiente:

• El registro de la fecha del documento que aprueba la observación.
• El registro de la nomenclatura del documento que aprueba la observación.
• El plazo para subsanar la observación, en días calendario, y
• La entidad conjuntamente con el registro de la información señalada deberá adjuntar el documento digitalizado en formato PDF en la que se señale las observaciones correspondientes.

33. ¿Qué sucede si la entidad no publica la orden de compra?

Si la entidad no publica la orden de compra como máximo al tercer día hábil siguiente de haberse registrado el estado “proforma cotizada”, generará que la plataforma registre de forma automática el estado “anulada”. En este caso:

• Debe emitir y adjuntar en la plataforma el documento que sustente los hechos que motivaron la no contratación, conforme al formato establecido en el Anexo N.° 2.
• El documento de sustento se encuentra publicado en la plataforma, pudiendo ser visualizado y descargado por el/los proveedores que participaron en dicha solicitud de proforma.
• Se incurre en responsabilidad por no concluir debidamente el proceso de contratación.
• PERÚ COMPRAS, en el marco del monitoreo, podrá informar al Órgano de Control Institucional correspondiente.
• Se restituirá, en caso corresponda, las existencias (stock) de la Ficha-producto asociada al proveedor.

34. ¿De no publicarse la orden de compra como se libera la reserva?

La reserva se libera automáticamente en las siguientes circunstancias:

1. Al termino de plazo para la publicación de la orden (vencida).
2. Ante proformas desiertas
3. Ante el rechazo de la orden de compra.

Asimismo, también se realizan liberaciones a solicitud de la entidad en caso de corresponder.

35. ¿Cuál es el procedimiento para pagar una orden de compra del año anterior?

Para poder vincular el pago en el presente año de una orden del año anterior, la entidad debe realizar el siguiente proceso:

a. Generar en su SIAF/SIGA su certificación del presente año con tipo de certificación “Adquisición / PERÚ COMPRAS”, para las compras realizadas.

b. Enviar un correo a acuerdosmarco@perucompras.gob.pe, indicando como asunto "Ejecución por compras del año pasado o con previsión" y agregar los siguientes datos:

Dato solicitado-->Ejemplo

Año de ejecución de la orden --> 2023

Secuencia de ejecutora --> 301250

Número de la orden de compra electrónica --> OCAM-2023-301250-10-0

Monto total de la orden de compra --> S/8600.00

Número de certificado del año actual 2023 --> 5

Número de secuencia de certificado del año actual 2024 --> 1

c. PERÚ COMPRAS responderá a la entidad por correo, sobre el procesamiento de lo solicitado. Si se realizó de forma exitosa se le indicará el nuevo ID para que realice los registros del compromiso anual, mensual y luego el devengado y girado correspondiente; caso contrario se indicará que problema se ha identificado con los solicitado y la solución al mismo.

Precisar que, la entidad debe considerar las gestiones necesarias a fin de prever que la orden de compra no resulte resuelta, de lo contrario no se recomienda solicitar la vinculación.

36. ¿Ante incongruencias entre la orden de compra digitalizada y la orden de compra electrónica emitida por la plataforma de Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco ¿Cuál prevalece?

Si se advierta alguna inconsistencia entre la orden de compra digitalizada y la orden de compra, y el proveedor no hubiera efectuado el rechazo, prevalece la orden de compra electrónica emitida por la plataforma.

37. ¿Es obligatoria la presentación de la carta de originalidad?

La entidad podrá solicitar al proveedor en la emisión de la orden de compra documentación que permita acreditar la originalidad de los bienes, ya sea una carta de originalidad u otro tipo de documentación análoga y para los casos de importación la documentación que acredite la procedencia legal de los bienes (comprobantes de pago válidos por la Sunat, títulos valores como conocimientos de embarque o Warrants, entre otros), que deberá ser presentada de manera obligatoria al momento del internamiento de los bienes.

En el comunicado N.° 079-2023-PERÚ COMPRAS/DAM y comunicado N.° 012-2024-PERÚ COMPRAS/DAM se establecen que la presentación de la documentación - antes detallada- será obligatoria, cuando la entidad así lo establezca en la orden de compra, correspondiente al Catálogo Electrónico de consumibles, madera aserrada de uso estructural y encofrados, respectivamente; a efecto de poder acreditar la originalidad del bien entregado. Asimismo, se agrega que, en el supuesto que el proveedor incumpla ante la entidad contratante con la presentación de dicha documentación, ello implica incurrir en una causal de exclusión contenida en el literal h) del numeral 7.1 de la Directiva N.° 021 - 2017-PERÚ COMPRAS – versión 2.0 – “Lineamientos para la exclusión e inclusión de los proveedores adjudicatarios de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco”, aprobada por Resolución Jefatural N.° 009-2020-PERÚ COMPRAS.

38. Sobre la recepción y conformidad del bien.

La recepción y conformidad es responsabilidad del área usuaria de las entidades, para lo cual se requiere un informe del funcionario responsable, quien verifica, dependiendo de la naturaleza de la prestación, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias, conforme se encuentra establecido en el Reglamento de Ley de las Contrataciones del Estado.

Igualmente, de conformidad con lo señalado en el comunicado N.° 030-2018-PERÚ COMPRAS/DAM se precisa que en caso las entidades detecten la entrega de mercancía falsificada en ningún caso deberán devolver dichos bienes al proveedor; por el contrario, deben hacer de conocimiento del Ministerio Público de forma inmediata para que se cumplan con los procedimientos de incautación preventiva conforme al Artículo 224 del Código Penal.

39. ¿Cómo solicito la observación extemporánea o el rechazo de una orden de servicio en el catálogo de servicios de emisión de boletos aéreos?

Las entidades que no logren observar y/o rechazar las ordenes de servicio dentro del plazo establecido deben solicitar dicha modificación al correo electrónico: administrador.acuerdos@perucompras.gob.pe

En ambos casos el gestor debe elaborar un informe técnico con el sustento de los motivos que conllevaron a la no observación y/o rechazo de la orden de servicio durante los plazos indicados en las “Reglas del método especial de contratación”. Este informe debe estar suscrito por el jefe de la Oficina General de Administración o la que haga sus veces para luego ser remitido a PERÚ COMPRAS. Revisar el siguiente comunicado.

40. ¿Cómo anular una orden de compra aceptada - formalizada?

En los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco no está normado “anular” una orden de compra, lo que corresponde es la “resolución” de la orden de compra, para lo cual debe seguir el procedimiento de resolución de contrato establecido en el Artículo 165 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo N.° 344-2018-EF y modificatorias.

41. ¿Cómo resolver una orden de compra?

En el caso de incumplimiento de obligaciones contractuales, corresponde seguir el procedimiento de resolución de contratos establecido en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo N.° 344-2018-EF y modificatorias y en las “Reglas estándar del Método Especial de Contratación a través de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco - tipo I modificación IV”.

Procedimiento de resolución de contratos (orden de compra) establecido las “Reglas estándar del Método Especial de Contratación a través de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco - tipo I modificación IV”:

• La entidad a partir de la formalización de la orden compra que se genera con el estado “aceptada c/entrega pendiente” y, en cumplimiento del procedimiento de resolución del contrato establecido en la ley y reglamento, podrá seleccionar el estado “resuelta en proceso de consentimiento” resultando obligatorio realizar a través de la plataforma lo siguiente:
• El registro de la nomenclatura del documento que formaliza dicha resolución.
• Carga del archivo digitalizado en formato PDF que contiene el documento que formaliza la resolución de la orden de compra.
• Si luego de 30 días hábiles siguientes a la notificación, la resolución no ha sido sometida a conciliación o arbitraje, se entiende que queda consentida. Por tanto, debe registrar el estado resuelta con el mismo documento que adjuntó en el estado resuelta en proceso de consentimiento
• La notificación de resolución de contrato se realiza vía la plataforma de Catálogos Electrónicos de acuerdo al comunicado N.° 012 -2019-PERÚ COMPRAS/DAM “Notificación electrónica a través de la plataforma de Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco”.
• Sin perjuicio de lo expuesto, la entidad debe de efectuar la comunicación al tribunal de acuerdo al reglamento.
  

42. Notificación electrónica.

La notificación electrónica se encuentra habilitada solo para aquellas órdenes de compra que fueron formalizadas a partir del 30/1/2019 (estado de “aceptada c/entrega pendiente”), las órdenes formalizadas antes de dicha fecha deberán ser notificadas notarialmente.

El proceso de notificación se debe realizar en la “bandeja de notificaciones” y podrá seleccionar la opción “notificar”, seguidamente la plataforma mostrará las órdenes de compra; mostrándose los siguientes datos:

• La orden de compra de la plataforma.
• RUC proveedor.
• Razón Social proveedor.
• Fecha de entrega.
• Opción enviar notificación.

La entidad al seleccionar la opción “enviar notificación” debe:

• Ingresar la fecha de emisión del documento de notificación de requerimiento de cumplimiento de obligaciones.
• Ingresar el número de documento de notificación de requerimiento de cumplimiento de obligaciones.
• Adjuntar el documento de notificación de requerimiento de cumplimiento de obligaciones en formato PDF debidamente suscrito.

Al remitir la notificación de requerimiento de cumplimiento de obligaciones, la plataforma asignará el estado “enviado”, permitiéndole al proveedor visualizarla.

El proveedor podrá visualizar la notificación de requerimiento de cumplimiento de obligaciones al momento de ingresar a la plataforma, no permitiéndole continuar de no descargar dicho documento al considerarse obligatoria su lectura, generándose en ese momento el estado “leído”. Asimismo, el proveedor podrá visualizar todos los documentos de notificación de requerimiento de cumplimiento de obligaciones a través del módulo notificaciones – bandeja de notificaciones de la plataforma.

Mira el video tutorial sobre la notificación electrónica.

43. ¿Cómo realizar el cambio de fuente de financiamiento a la orden de compra electrónica vinculada con un expediente SIAF?

Para realizar el cambio de fuente de financiamiento (certificado y secuencia) a la orden de compra electrónica, debe enviar su solicitud al correo electrónico acuerdosmarco@perucompras.gob.pe la siguiente información:

• El motivo por el cual se requiere cambiar la fuente de financiamiento.
• El número de orden de compra electrónica de PERÚ COMPRAS formalizada (aceptada c/entrega pendiente).
• La nueva fuente de financiamiento (certificado y secuencia) con saldo disponible.

44. ¿Dónde puedo encontrar manuales o comunicados relacionados con el funcionamiento operativo de los Catálogos Electrónicos?

Para obtener acceso a los manuales de usuario, procedimientos de selección, datos de representante de marca y demás documentos relacionados con el registro de información y el manejo operativo de los Catálogos Electrónicos, le invitamos a ingresar al siguiente enlace.

45. ¿Cuál es el propósito del indicador de alerta semáforo totalizado?

Conforme lo señalado en el comunicado N.° 127-2023-PERÚ COMPRAS/DAM permite medir el cumplimiento en la ejecución contractual de entidades y proveedores, visualizando todas las contrataciones realizadas a través de la plataforma desde 2017 hasta la actualidad.

Se recomienda a los usuarios de la plataforma de Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco, a cumplir con sus obligaciones y actualizar los estados de las órdenes de compras generadas, para evitar contingencias en la gestión de contrataciones.

59. ¿Cuál es el documento que sustenta la elección de proveedor y el producto en los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco?

Es el informe de elección de Ficha-producto y proveedor, el cual se adjunta para la publicación de la orden de compra.

46. ¿Cuál es el procedimiento que se debe seguir para el cumplimiento de la garantía de fábrica?

En caso de defectos de fabricación, debe comunicarse con el proveedor, quien es el responsable de cumplir con la garantía. Esto incluye la cobertura total de los gastos relacionados con la reparación o sustitución debido a defectos de fabricación, conforme a la oferta presentada por el proveedor. Las limitaciones establecidas por el fabricante serán válidas solo si: a) Están consignadas en formato impreso; b) Están redactadas en idioma castellano; y c) Están incluidas dentro del empaque del producto.

En ese sentido, el proveedor está obligado a cumplir oportunamente con los términos y condiciones ofertados dentro de los Catálogos Electrónicos. El incumplimiento de esta disposición se considerará una causal de exclusión del proveedor, conforme al literal h) del numeral 7.1 de la Directiva N.° 021-2017-PERÚ COMPRAS – versión 2.0 – "Lineamientos para la exclusión e inclusión de los proveedores adjudicatarios de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco", aprobada por Resolución Jefatural N.° 009-2020-PERÚ COMPRAS.

47. ¿Qué factores se consideran para determinar que un procedimiento sea declarado desierto?

En caso no exista ofertas registradas o el requerimiento corresponda a un paquete y no exista como mínimo dos ofertas registradas, la plataforma generará el estado proforma desierta.

Ante esta situación, la entidad debe gestionar un nuevo requerimiento teniendo en cuenta la selección de mayor cantidad de Fichas-producto, aumentar el plazo de entrega y, de ser necesario, convertir el requerimiento de una compra ordinaria a grandes compras.

48. ¿Puedo acceder a información de precios de los bienes incluidos en los Catálogos Electrónicos?

No. Sin embargo, la información que proporciona el "Estimador presupuestal" permite contar con un precio referencial de los productos requeridos, la misma que debe ser contrastada con la indagación de mercado para gestionar la certificación de crédito presupuestal respectiva.

49. Al momento de registrar el requerimiento, ¿la vinculación al Plan Anual de Contrataciones (PAC) es obligatoria?

No. Se debe tener en cuenta que en el módulo “Ingresar requerimiento”, el registro del PAC en la plataforma de PERÚ COMPRAS, es un dato opcional, no es obligatorio por el momento.

50. ¿Es necesario la autorización de PERÚ COMPRAS si el bien no se encuentra en los Catálogos Electrónicos?

No se requiere la autorización de PERÚ COMPRAS para adquirir mediante un procedimiento distinto al método especial, toda vez, que esta es necesaria únicamente para aquellos bienes o servicios que se encuentran contenidos en los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco, de acuerdo a lo señalado en el artículo 31 del TUO de la Ley N.° 30225, Ley de Contrataciones del Estado. Por consiguiente, se debe evaluar la continuidad de la contratación utilizando los procedimientos establecidos en la norma.

51. ¿Es posible realizar la entrega del bien antes de la fecha de inicio de la entrega y/o formalización de la orden de compra?

No es posible realizar la entrega de los bienes, si la orden de compra no se encuentra formalizada.

Sin perjuicio de lo antes indicado; las partes deben realizar las gestiones necesarias para el cumplimiento de la finalidad pública.

52. ¿Puedo cambiar el tipo de procedimiento de compra ordinaria al procedimiento de gran compra?

En caso el requerimiento fue enviado a cotizar no es posible realizar el cambio, lo que correspondería es solicitar al correo acuerdosmarco@perucompras.gob.pela liberación de su reserva presupuestal para gestionar un nuevo requerimiento con el procedimiento correcto.

53. ¿Es posible acceder a la lista de cotizaciones?

Sí. Las cotizaciones pueden ser visualizadas en las siguientes opciones:

• Opción proformas en la pestaña de proformas cotizadas (antes de enviar al carrito de compras).
• Opción carrito de compras en el botón “ver cotizaciones”.
• Opción órdenes “órdenes” (tercera columna denominada: cotización)

54. ¿Qué se entiende por documento análogo y en qué caso se solicita?

Conforme al numeral 10.8 de la Directiva N.º 007-2023-PERÚ COMPRAS, es el documento que proporciona el mismo nivel de certeza respecto de la originalidad de los bienes, por el cual se acredita la procedencia legal y primer uso, entregados por el proveedor que forma parte de los Catálogos Electrónicos.

Para ello, la entidad debe evaluar la documentación de acuerdo a la directiva y el comunicado N.º 012-2024-PERÚ COMPRAS/DAM.

55. ¿Quién debe expedir la carta de originalidad?

La emisión de este documento está a cargo de la marca o representante de marca acreditado en el territorio nacional o extranjero; a través de un perito, experto en la materia, debidamente acreditado.

La entidad contratante puede verificar su autenticidad, dirigiéndose a los siguientes correos electrónicos de los representantes de marca, según corresponda.

56. ¿PERÚ COMPRAS realiza asistencia para contrataciones?

Sí. A solicitud de las entidades y para compras relevantes, PERÚ COMPRAS realiza asistencia en las contrataciones, conforme a los montos detallados en el comunicado N.º 029-2024-PERÚ COMPRAS/DAM

57. ¿En qué fecha están disponible nuevas Fichas-producto?

De acuerdo al numeral 9.4 de las Reglas estándar del método especial de Contratación a través de los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco – tipo I - modificación IV, PERÚ COMPRAS, el décimo tercer día calendario del mes de evaluación de ofertas, incorporará en los catálogos correspondientes, las ofertas de las Fichas-producto que hayan resultado adjudicadas.

58. ¿Si el proveedor suscrito rechaza una orden de compra, el presupuesto cuándo se libera?

El presupuesto se libera automáticamente al día siguiente de efectuado el rechazo.