Alcaldía
Secretaría General
Es el órgano encargado de programar, dirigir, ejecutar y coordinar el apoyo administrativo al Concejo Municipal y a la Alcaldía, así como dirigir, supervisar y evaluar la gestión de las áreas a su cargo en lo relacionado a trámite documentario, sistema de archivos de la municipalidad. Es responsable de la celebración de matrimonios, la separación convencional y el divorcio ulterior.
Está a cargo de un funcionario de confianza, que depende funcional y jerárquicamente de la Alcaldía.
Funciones:
- Apoyar administrativamente al Concejo Municipal y a la Alcaldía.
- Convocar, mediante notificación oportuna, a los regidores o a los funcionarios a las sesiones ordinarias, extraordinarias y solemnes que convoque el alcalde, así como organizar las mismas de acuerdo a la agenda.
- Asistir a las sesiones del Concejo Municipal, redactar las actas y tramitar las correspondencias existentes.
- Redactar los proyectos de ordenanzas, acuerdos y resoluciones de Concejo, así como las resoluciones y decretos de Alcaldía, con estricta sujeción a las decisiones adoptadas por los mismos, de acuerdo a ley.
- Dar fe de los actos y las disposiciones del Concejo Municipal, manteniendo actualizado el registro de los mismos.
- Coordinar con los órganos y las unidades orgánicas correspondientes los pedidos y las solicitudes que formule el Concejo Municipal y la Alcaldía.
- Ejecutar acciones de programación y coordinación tanto de eventos como de relaciones públicas (ceremonias, actos oficiales y protocolares de naturaleza local, regional y nacional) del Concejo Municipal y de la Alcaldía.
- Coordinar la asistencia del alcalde o su representante a los actos oficiales o actividades en las que corresponde participar a la municipalidad.
- Consolidar la información del Sistema de Gestión Documentaria Municipal, señalando el estado situacional en que se encuentra, sean expedientes incompletos o por regularizar dentro del plazo establecido, y expedientes declarados en abandono.
- Evaluar el cumplimiento de las normas y los procedimientos establecidos para el Sistema de Gestión Documentaria Municipal.
- Coordinar con la Gerencia de Comunicaciones e Imagen Institucional, asuntos que deben ser de conocimiento público de todos los funcionarios y servidores de la municipalidad.
- Coordinar con el Archivo General de la Nación, los asuntos de su competencia.
- Conducir la administración documental y el archivo general de la municipalidad.
- Certificar las copias de documentos de expedientes, y expedir constancias y certificados.
- Sugerir normas sobre el trámite documentario y el archivo central velando por su cumplimiento.
- Tramitar los requerimientos oficiales de las comisiones a las diversas áreas administrativas.
- Sistematizar los instrumentos de gestión y la normatividad municipal vigente.
- Desarrollar estrategias de articulación, comunicación y supervisión con el personal bajo su autoridad.
- Ejecutar las medidas técnicas correctivas y preventivas necesarias para garantizar el cumplimiento de los resultados previstos por la oficina.
- Informar periódicamente el cumplimiento de actividades y sugerencias para mejorar el funcionamiento de la unidad orgánica que le compete.
- Otras funciones que le asigne el alcalde.