Por primera vez en 94 años: INSN depuró más de 4 toneladas de documentos administrativos para descongestionar ambientes

Breña 24/07/2024. El Instituto Nacional de Salud del Niño (INSN), a través de la Unidad de Trámite Documentario, depuró un aproximado de 90.16 metros lineales (unos 322 paquetes – equivalente a más de 4 toneladas) de documentos - correspondientes al periodo 1984-2012- que perdieron su valor por el tiempo.

Esta acción es importante porque se realiza por primera vez en 94 años de historia del INSN, gracias al compromiso y dedicación del personal del Órgano de Administración de Archivos – Archivo Central, liderado por la jefatura de la Unidad de Trámite Documentario; y acciones del Comité de Eliminación de Documentos, áreas usuarias y apoyo de las autoridades del instituto.

Asimismo, señalar que este procedimiento se concretó luego que este año se logró la autorización del Archivo General de la Nación (AGN), mediante Resolución Jefatural Nº 000192-2024-AGN/JEF, para la eliminación de esta cantidad de legajo documental.

“Los documentos cumplieron todo el proceso de eliminación al levantarse las observaciones que nos hizo el Archivo General de la Nación. Nos hemos demorado un periodo de seis meses para concretar esta acción. Este legajo ya no tiene valor documental y fue guardado durante más de treinta años en los repositorios, y ahora se eliminó para desahogar los ambientes y espacios”, indicó el Lic. Armando Jesús Ulloa Flores, jefe de la Unidad de Trámite Documentario del INSN.

En el traslado de los documentos al almacén del Archivo General de la Nación participaron Servicios Generales, Unidad de Trámite Documentario y personal del Órgano de Administración de Archivos, Oficina de Secretaría, el Área de Servicios Complementarios a través de personal de Limpieza y dos movilidades de Transporte.

Además, se contó con la presencia de la Srta. Sasha Aysanoa de la Dirección de Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación, que en representación de dicha entidad se hizo presente en el INSN, a primera hora para levantar el acta formal del traslado de documentos.

En otro momento, el licenciado Ulloa Flores del INSN indicó que en setiembre próximo se tiene previsto la eliminación de otra cantidad de documentos de acuerdo al Plan Anual Archivístico del INSN 2024.

Los más de 300 paquetes de eliminación remitidos al Archivo General de la Nación pertenecían a 24 oficinas del INSN: Dirección General (Oficina de Secretaría), Dirección General Adjunta, Dirección de Medicinas, Cooperación Científica Internacional, Gestión de Calidad, Alergia, Asma e Inmunizaciones, Emergencias – Áreas Críticas, Asesoría Jurídica, Integración Contable, Unidad de Tesorería.

Le sigue Unidad de Presupuesto, Servicio Social, Registros Médicos, Vacunación, Estadística e Informática, Departamento de Enfermería, Planeamiento Estratégico, Oficina de Logística, Departamento de Medicina, Departamento de Atención y Servicio al Paciente, Cirugía Experimental, Consultorios Externos, Servicio de Genética y Oficina de Personal.

El jefe de la Unidad de Trámite Documentario del INSN, Armando Ulloa, comentó que, durante el proceso de eliminación de documentos, personal del AGN encontró legajos del INSN con características que indicaban poseer valor permanente e histórico.

“Había documentos relacionados a la historia de la creación del Hospital del Niño. Eso comprende aproximadamente 12.6 metros lineales (aprox. 45 cajas) que lo hemos separado […]”, explicó.

Por ello, añadió que, el funcionario del AGN denominó esta documentación como Patrimonio Documental del INSN y Patrimonio Documental de la Nación, formalizado con el Oficio Nro. 0086-2024-AGN/DAH de fecha 13 de marzo, el cual recomendó que, una vez identificados, se iniciarían las gestiones para prevenir su tráfico ilegal y proponiéndolos para una declaratoria de Patrimonio Cultural de la Nación.

Asimismo, paralelamente, el Archivo General de la Nación recomendó gestionar la formación del Archivo Histórico de la institución al formar parte del Patrimonio Cultural de la Nación. En ese sentido, el INSN espera implementar un área para la preservación de este hallazgo a fin que sea puesto en exhibición.