INSN inicia Sistema de Gestión Documental “cero papel” y firma digital en actividades de producción

Breña 20/11/2024. Ingreso a la era digital. El director general del Instituto Nacional de Salud del Niño (INSN), Dr. Carlos Urbano Durand, como representante legal de la institución, firmó un documento de forma electrónica, que significa el inicio de las actividades relacionadas con la digitalización para ir hacia la transformación digital en la organización en beneficio de los niños y adolescentes del país.

De esta manera se inició la implementación del Sistema de Gestión Documental (SGD) en el INSN, que contó con la asesoría de la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM), a través de la Secretaría de Gobierno y Transformación Digital.

Este sistema, que favorecerá la reducción de costos en papel y tinta, permitirá en un primer momento realizar los procesos de recepción, emisión, distribución y archivo de documentos electrónicos y físicos para una gestión transparente, segura, oportuna y mejor atención a la ciudadanía.

El Dr. Carlos Urbano Durand, máxima autoridad del centro pediátrico de referencia nacional, expresó que la instalación del Sistema de Gestión Documental es un cambio de cultura. Además, resaltó el trabajo ejecutado por la Oficina de Estadística e Informática del INSN y la colaboración de la PCM.

“Como gestión apoyamos esta iniciativa que es una lógica de trabajo diferente relacionada con utilizar el soporte tecnológico a fin de realizar nuestras actividades cotidianas de manera eficiente. Durante varios meses se trabajó de forma progresiva esta implementación. Es importante que ahora todas las organizaciones públicas se vayan modernizando para evitar la pérdida de documentos”, remarcó.

En tanto, el Ing. César Vílchez Inga, secretario de la Secretaría de Gobierno y Transformación Digital de la PCM, saludó que el INSN haya logrado el primer paso para la transformación digital. Agregó que el centro pediátrico forma parte de las 192 entidades públicas que instalaron este tipo de sistema, entre los que figuran la Presidencia de la República, Presidencia del Consejo de Ministros, 18 ministerios y municipios.

“Marca un hito importante para la mejora en la gestión de salud. La implementación de este sistema de trámite documentario, que también lo denominamos ‘cero papel’, lo tomaremos en coordinación con el Ministerio de Salud [Minsa] como una práctica a replicar en otras instituciones de salud y hospitales a nivel nacional”, refirió.

El funcionario, además, explicó que, el INSN al estar integrado a la Plataforma Nacional de Interoperabilidad (PIDE) ya está conectado directamente con el Minsa. “Cualquier documento que quieran enviar al ministerio ya no es necesario utilizar la vía courier sino de forma electrónica. Es decir, en menos de seis segundos, el oficio u otro escrito aparecerá en la bandeja de entrada de los funcionarios a quienes va dirigido”, añadió.

Por su parte, el ingeniero Nilton Geldres Cayo, jefe de la Oficina Estadística e Informática del INSN, sostuvo que la implementación del Sistema de Gestión Documental marca un hito de lo que será el ‘Hospital Inteligente’, y que dará inicio a otras herramientas como la historia clínica electrónica.

El Lic. Armando Ulloa Flores, jefe de la Unidad de Trámite Documentario del INSN, indicó que la implementación del Sistema de Gestión Documental es importante porque permitirá un servicio a la ciudadanía más oportuno, efectivo y de calidad.

Agregó que, entre los avances de este proceso figuran la instalación del software y la gestión de 146 certificados digitales que ya se cuentan en nuestro Instituto solicitado ante el Reniec en el marco del convenio y las jefaturas administrativas y asistenciales ya están solicitando sus respectivos certificados digitales para la firma de sus documentos creados en el SGD (Sistema de Gestión Documental). Respecto a capacitaciones, informó que más de 400 servidores (directores de línea, jefes, secretarias y personal administrativo) recibieron capacitación en transformación digital, modelo de gestión documental y sistema de gestión documental.

También añadió que la Oficina de Trámite Documentario ya está brindando asistencia técnica a un grupo de 10 oficinas del Instituto, en el pase a ‘cero papel’.

Mientras, dijo que, Estadística e Informática del INSN es una de las primeras oficinas en iniciar la transición de documentación de físico a digital, y todo ello en el marco del plan de implementación en el componente de la Gestión del Cambio del Modelo de Gestión Documental.

Además, el funcionario señaló que como canales de comunicación el INSN cuenta con la Mesa de Parte Virtual (MPV -INSN), Sistema de Gestión Documental (SGD - INSN) respaldada con la firma de la ONPE, Mesa de Partes Virtual - Plataforma Nacional de Interoperabilidad (PIDE), Módulo Verifica y Consulta tu Trámite. “El ciudadano va a tener un acceso más fácil para conocer el estado de sus documentos y facilitar el seguimiento de sus trámites”, dijo.

“Anualmente se recibe entre 20,000 y 23,000 documentos físicos anuales. Esperemos que la reducción se papel disminuya”, aseveró.