Hospital Cayetano Heredia implementa cero papel en trámites administrativos

Con la implementación del Sistema de Gestión Documentaria (SGD), el Hospital Nacional Cayetano Heredia trabajará los procesos administrativos con “CERO PAPEL”, es decir que los documentos electrónicos, serán compartidos entre las áreas de la institución y las entidades de la administración pública, a través de la Plataforma de la Interoperabilidad del estado, aseguró el Dr. Manuel Díaz De Los Santos, director general del citado hospital.

El Sistema de Gestión Documentaria (SGD) es una aplicación que se encarga de custodiar y recuperar la documentación generada, de un modo eficaz. Se refiere a los expedientes, cuyo trámite se inicia con la coordinación y control de actividades específicas, que podrían afectar la creación, recepción, ubicación y el acceso a los documentos, que finalmente pasa al archivo, pero este sistema salvaguarda la información, explicó el Ing. Miguel Rojas, jefe de la Oficina de Estadística e Informática del HNCH.

La implementación del SGD es una herramienta que nos permite optimizar los procesos administrativos, a través de la digitalización, que reemplaza el uso de papel. La interoperabilidad, que permite la interconexión con otras instituciones públicas, facilitando la transmisión de información y “cero papel” que permite el ahorro de recursos humanos y materiales, con mayor eficiencia y productividad.

La necesidad de implementar un SGD, surge principalmente para automatizar los flujos de trabajo, relacionados a los documentos. Se reduce el tiempo de búsqueda, almacenamiento y recuperación de información, lo que se traduce en ahorros significativos.

Además, se mejora la colaboración entre los miembros de la organización, al permitir un acceso fácil y compartido en la información relevante, reducción de errores humanos, asociados a la gestión de información. Con ello, se garantiza la integridad, autenticidad, fiabilidad y preservación de los documentos a lo largo del tiempo, utilizando mecanismos de seguridad como la firma digital.

El costo beneficio del SGD es muy favorable para todas las áreas de la institución, porque facilita el proceso administrativo de los funcionarios, jefaturas y/o responsables de las oficinas, departamentos y a los ciudadanos, que podrán registrar sus documentos de manera virtual, dirigidos al Hospital Nacional Cayetano Heredia.