Gestión por Procesos: Preguntas Frecuentes
Si una entidad no presta servicios públicos, ¿cómo identifica sus productos?
Debe definir los productos como servicios administrativos y asociarlos con procesos misionales (políticas públicas y regulaciones, fortalecimiento de capacidades, conducción de políticas públicas, sistemas administrativos y funcionales).
¿Qué implica que el sector revise la no duplicidad de productos?
Que el ministerio a cargo del sector verifique que los organismos públicos, programas y proyectos especiales no dupliquen productos. De presentarse una aparente duplicidad, se deben realizar las coordinaciones para delimitar cuál es la entidad competente y, de corresponder, redefinir el producto.
¿Un proceso puede tener más de un dueño?
No. Es probable que varias unidades de organización participen en un mismo proceso, pero debe existir un solo dueño; que debe recaer en la unidad de organización que tiene a su cargo la competencia, funciones o materia; o de la cual dependen las unidades de organización que ejecutan el proceso.
¿Quién debe validar el inventario de productos y procesos nivel 0 que se aprueba con el Mapa de Procesos Institucional?
Corresponde a la Oficina de Modernización (o quien haga sus veces), con el apoyo de la Oficina de Asesoría Jurídica, la determinación de los productos y procesos de nivel 0 de la entidad en base a sus normas sustantivas; para lo cual no se exige la participación de las demás unidades de organización.
¿En qué nivel de procesos corresponde generar fichas de producto y proceso y fichas de indicadores?
En los procesos de último nivel. Sin perjuicio de ello, la entidad puede documentar los procesos de mayor nivel.
Si ya tengo mi Mapa de Procesos y mi Manual de Procesos aprobado, ¿debo dejarlo sin efecto y comenzar de cero?
No. Si ya cuenta con documentos de procesos aprobados, corresponde revisarlos y evaluar su actualización a fin de adecuarse a lo establecido en la norma técnica. El primer paso es identificar los productos y proceso nivel 0 y, luego, aprobar el Mapa de Procesos Institucional.
¿Ya no existe el Manual de Procedimientos?
La norma técnica reconoce al Mapa de Procesos Institucional como un documento de gestión. La entidad debe determinar la forma cómo va a organizar la documentación de la gestión por procesos.
¿La identificación, implementación, evaluación y mejora solo es aplicable a los productos y procesos misionales?
No. La gestión por procesos es aplicable a todo tipo de proceso, sea estratégico, misional y de apoyo o soporte. Sin embargo, el enfoque y priorización se orienta a los productos y procesos misionales ya que estos generan los productos de calidad que se entregan a las personas y buscan contribuir a la solución del problema público.
Para los programas o proyectos especiales y entidades adscritas a un ministerio, ¿quién aprueba el Mapa de Procesos Institucional?
El Mapa de Procesos Institucional es aprobado por la máxima autoridad administrativa de la entidad.
¿Se puede tener más de un indicador por producto o proceso?
Sí, y es de acuerdo con la necesidad de gestión de cada dueño de proceso. Todo proceso debe resultar en, al menos, un producto. De igual forma, todo producto o proceso debe tener al menos un indicador que genere información para la toma de decisiones de los dueños de procesos y la alta dirección.
¿La entidad debe reportar a la SGP el nivel de implementación de la gestión por procesos?
No, la norma técnica no lo obliga; pero el Mapa de Procesos Institucional, al ser un documento de gestión, puede ser requerido. En su momento, la SGP evaluará la correcta implementación y cumplimiento de la norma técnica de acuerdo con la Metodología de Evaluación de Organismos Públicos Ejecutores, Programas y Proyectos Especiales.
¿A qué oficina se deben reportar los indicadores?
Deben ser remitidos a la unidad orgánica a cargo del planeamiento, de acuerdo con lo establecido en la Guía de Planeamiento Institucional. Estos deben estar vinculados a las acciones estratégicas del PEI y, de corresponder, a las actividades operativas del POI.
¿Se puede elaborar más de un procedimiento por proceso?
Aunque se recomienda tener un procedimiento por proceso, la entidad puede elaborar más de uno de acuerdo con la naturaleza del proceso. Las tareas que en estos se establecen deben estar relacionadas con las actividades del proceso del cual dependen.
¿A qué se refiere el criterio de solo elaborar procedimientos cuando el proceso vinculado no está regulado con un documento normativo interno?
A que si existe un documento normativo interno que regula un proceso (directiva, guía, lineamientos), ya no hay necesidad de aprobar otro.
¿Quién aprueba la documentación de procesos?
Los aprueban los dueños de procesos, previa opinión técnica de la Oficina de Modernización. Sin embargo, la entidad tiene la potestad de establecer cómo aprobarlos, de acuerdo con su cultura organizacional.
¿Qué tipo de riesgos debo identificar en mi ficha de producto y proceso?
Los riesgos operativos, y también otro tipo de riesgos que se generen de los procesos identificados.
¿Cómo evito la duplicidad de documentos normativos internos que regulan procesos?
La entidad debe emitir la regulación interna que establezca los tipos de documentos normativos, su finalidad, criterios para su elección, naturaleza y niveles de aprobación.
¿Cuándo una entidad ha cumplido con implementar la gestión por procesos?
Cuando toma decisiones en base a los resultados de la medición de sus productos y procesos; contribuyendo con la solución del problema público.