Cómo foliar documentos
Consiste en enumerar de forma correlativa cada una de las hojas (folios) que componen un documento o expediente que debes presentar ante alguna institución del Estado. Esto, con el fin de llevar un control y facilitar su gestión por parte de la entidad.
Esta numeración se hace de la siguiente manera:
- El número se escribe en la parte superior derecha de cada hoja que conforma el documento. Deben ser legibles, sin borrones y en un espacio en blanco.
- Se debe iniciar la foliación del documento en cada hoja, de atrás hacia adelante.
- En caso el documento cuente con formato de dimensión inferior o mayor al A4 (por ejemplo: facturas, boletas, recibos, tickets, entre otros), se debe revisar que los mismos no cuenten con visto bueno o firmas en su reverso de ser el caso, solo se pegará con goma la parte superior del documento permitiendo la visualización de los visto bueno y firmas, asimismo, cada uno de éstos deberá ser adherido a una hoja A4, la misma que deberá ser foliada.
No foliar la siguiente documentación:
- Las hojas en blanco.
- En ambas caras, ni en el anverso o reverso de una hoja ya foliada.
- Documentos empastados o numerados de fábrica (por ejemplo un libro de reclamaciones).
- Las carátulas, a excepción que tenga sellos o firmas originales.
- Las Resoluciones emitidas por la unidades de organización, solo se foliará el documento con el cual se presenta o traslada. Para tal efecto, se referencia en la hoja de trámite, el documento y la cantidad de hojas que lo conforman.
- Los contratos, convenios, adendas, cartas fianzas, que ingresan por mesa de partes presencial o digital. En este caso, solo se foliará el documento que lo presenta o traslada (carta, oficio, memorando, informe, entre otros), y se referenciará en la hoja de trámite, el documento y la cantidad de folios que lo conforman.
Todo documento físico o escaneado que ingresa por mesa de partes presencial o digital, y da origen a un expediente, debe estar debidamente foliado.