En qué consiste la recepción de una obra

Es el acto mediante el cual, cuando la obra ha sido terminada, es entregada a la entidad que la contrató.

Para esto existe un procedimiento formal llamado recepción de obra, a través del cual se transfieren las responsabilidades del contratista hacia la entidad como son: seguridad, guardianía, mantenimiento, seguro (entre otros), salvo que hubiera alguna forma adicional prevista en las bases y el contrato por tratarse de una modalidad especial de contratación.

Culminación de la obra

En la culminación de la obra es muy importante tener en cuenta estas acciones:

  • El residente anota la culminación de la obra en el cuaderno respectivo, solicitando su recepción.
  • El inspector o supervisor, en un plazo no mayor de 5 días posteriores a la anotación señalada, corrobora el fiel cumplimiento de lo establecido en los planos, especificaciones técnicas y calidad. De encontrarlo conforme, anota en el cuaderno de obra y emite el certificado de conformidad técnica, que detalla las metas del proyecto. Precisa que la obra cumple lo establecido en el expediente técnico con las modificaciones aprobadas por la entidad, remitiéndolo a esta dentro de dicho plazo
  • De no constatar la culminación de la obra anota en el cuaderno de obra, esta circunstancia y comunica a la entidad, en el mismo plazo.

Recepción de la obra

La entidad, luego de la recepción del certificado de conformidad técnica requiere:

  • Dentro de los 2 días hábiles siguientes, designar un comité de recepción.
  • El comité debe estar integrado, al menos, por un representante de la entidad, necesariamente ingeniero o arquitecto, según corresponda a la naturaleza de los trabajos.
  • El colegio de ingenieros, el colegio de arquitectos o el representante del órgano de control institucional de la entidad participe en calidad de veedor, en la recepción de la obra; la ausencia del veedor no vicia el acto.

Para el inicio del acto de recepción, el residente de obra entrega al comité de recepción el cuaderno de obra, el que es devuelto a la finalización del acto al residente con la anotación pertinente del supervisor o quien haga sus veces.

Rol del comité en la recepción de obra

  • Bajo responsabilidad del titular de la entidad, en un plazo no mayor de 20 días siguientes de realizada su designación, el comité de recepción junto al contratista y al inspector o supervisor verifican el funcionamiento u operatividad de la infraestructura culminada, las instalaciones y equipos según corresponda; de ser necesario se dispone las pruebas operativas que sean necesarias.
  • Culminada la verificación, de no existir observaciones, se procede a la recepción de la obra, considerándola concluida en la fecha anotada por el contratista en el cuaderno de obra; el acta de recepción es suscrita por los miembros del comité, el supervisor o inspector y el contratista.
  • De existir observaciones, estas se consignan en un acta o pliego de observaciones y no se recibe la obra.

Observaciones a la recepción de obra

Si se presentaran observaciones a la recepción de obra, se requiere tener presente que:

  • El contratista dispone de un décimo (1/10) del plazo de ejecución vigente de la obra o 45 días, el que resulte menor para subsanar las observaciones, plazo que se computa a partir de la fecha de suscripción del acta o pliego.
  • Las prestaciones que se ejecuten en ese periodo como consecuencia de observaciones no dan derecho al pago de ningún concepto en favor del contratista, supervisor o inspector ni a la aplicación de penalidad alguna.
  • Realizadas las prestaciones para el levantamiento de las observaciones, el contratista solicita nuevamente la recepción de la obra mediante anotación en el cuaderno de obra, lo que es verificado por el inspector o supervisor e informado a la entidad, según corresponda, en el plazo de 3 días siguientes de la anotación.
  • El comité de recepción junto con el contratista se constituye en la obra dentro de los 7 días siguientes de recibido el informe del inspector o supervisor; la comprobación que realiza se sujeta a la verificación de la subsanación de las observaciones formuladas en el pliego, no pudiendo formular nuevas observaciones.
  • De haberse subsanado las observaciones a conformidad del comité de recepción, se suscribe el acta de recepción de obra.

Persistencia de observaciones

Las acciones necesarias a realizar, si persisten las observaciones o la subsanación, son:

  • Si el contratista o el comité de recepción no estuviese conforme con las observaciones o la subsanación, según corresponda, anota la discrepancia en el acta respectiva; el comité de recepción eleva al titular de la entidad todo lo actuado con un informe sustentado sus observaciones, en un plazo máximo de 5 días. La entidad se pronuncia sobre estas, en igual plazo.
  • De persistir la discrepancia, esta puede ser sometida a junta de resolución de disputas, conciliación o arbitraje, según corresponda, dentro de los 30 días hábiles posteriores al pronunciamiento de la entidad o al vencimiento del plazo en que este debió realizarse.
  • Si vencido el cincuenta por ciento (50%) del plazo establecido para la subsanación, el inspector o supervisor verifica que no se iniciaron los trabajos correspondientes, salvo circunstancias justificadas debidamente acreditadas por el contratista, informa de inmediato a la entidad quien da por vencido dicho plazo y notifica de esto al contratista. A partir del día siguiente de la mencionada notificación, la entidad asume la subsanación de las observaciones con cargo a las valorizaciones pendientes de pago o de acuerdo al procedimiento que se establece en la normatividad.
  • Todo retraso en la subsanación de las observaciones que exceda del plazo otorgado, se considera como demora para efectos de las penalidades que correspondan y puede dar lugar a que la entidad resuelva el contrato por incumplimiento. Las penalidades pueden ser aplicadas hasta el tope señalado en la ley, el reglamento o el contrato según corresponda.
  • Como consecuencia de verificar el funcionamiento u operatividad de la infraestructura culminada y las instalaciones y equipos en caso corresponda, advierte que la obra no se encuentra culminada, dispone que el inspector o supervisor anote en el cuaderno de obra tal hecho, a efectos que el contratista culmine la obra, aplicándole penalidad por retraso, y respecto al supervisor se le aplica una penalidad no menor a 1% ni mayor a 5% al monto del contrato de supervisión.
  • Realizadas las prestaciones para la culminación de la obra, el contratista solicita nuevamente la recepción de la obra, mediante anotación en el cuaderno de obra, lo que es verificado por el inspector o supervisor e informado a la entidad, conforme al procedimiento establecido; sin perjuicio de resolver el contrato.

Acciones especiales en la recepción de obra

Las acciones especiales en relación con la recepción de obra se dan:

  • Cuando la recepción parcial de secciones terminadas de las obras está permitida, debido a que se previeron expresamente en las bases, en el contrato o las partes expresamente lo convengan; la recepción parcial no exime al contratista del cumplimiento del plazo de ejecución; en caso contrario, se le aplican las penalidades correspondientes.
  • Si por causas ajenas al contratista la recepción de la obra se retrasa, superando los plazos establecidos para tal acto, el lapso de la demora se adiciona al plazo de ejecución y se reconoce al contratista los gastos generales debidamente acreditados, en que se hubiese incurrido durante la demora.
  • Si en el proceso de verificación de la subsanación de las observaciones, el comité de recepción constata la existencia de vicios o defectos distintos a las observaciones antes formuladas, sin perjuicio de suscribir el acta de recepción de obra, informa a la entidad para que ésta solicite por escrito al contratista las subsanaciones necesarias, siempre que constituyan vicios ocultos.

Legislación aplicable