SUCAMEC realiza capacitación en gestión archivística para potenciar organización y transferencia de su acervo documental

¡OPTIMIZAN GESTIÓN DE DOCUMENTOS! Con éxito, la Superintendencia Nacional de Control de Servicios de Seguridad, Armas, Municiones y Explosivos de Uso Civil (SUCAMEC), llevó a cabo la charla sobre Organización y Transferencia de documentos archivísticos a cargo del Archivo General de la Nación.

La capacitación estuvo dirigida a más de 30 responsables de la gestión del acervo documental de las unidades orgánicas de la SUCAMEC; quienes afianzaron sus conocimientos para realizar un óptimo proceso de organización y transferencia de los archivos de la entidad.

Durante la actividad, a cargo de la Licenciada Shirley Zanabria Palomino, especialista del Archivo General de la Nación, se abordó los principales aspectos para lograr estandarizar los documentos, así como los procedimientos que deben estar presentes en sus respectivos archivos de las gerencias y oficinas, de acuerdo a las normas de obligatorio cumplimiento del Sistema Nacional de Archivos.

Además, detalló aspectos fundamentales de la metodología a seguir para lograr la identificación de los documentos según el ejercicio de las funciones de cada unidad, de acuerdo al desarrollo de sus actividades y a criterios orgánicos, funcionales o mixtos.

La especialista también desarrolló la normativa vigente para ejecutar la transferencia de documentos de la SUCAMEC. “Este tema debe ser de conocimiento de los responsables de los archivos de las unidades orgánicas porque asegurará la conservación e integridad de la documentación”, indicó.

En ese sentido, la Lic. Zanabria, resaltó que para la transferencia, el documento archivístico debe estar identificado, clasificado y ordenado, conformando su respectiva serie documental. Asimismo, exhortó a no remitir boletines, documentos de apoyo informativo, normas legales, fotocopias de documentos originales, periódicos, revistas, borradores, ni formatos o formularios en blanco.

“Los documentos a transferir al Archivo General de la Nación deben encontrarse valorados según su ciclo vital, trámite o periodo de retención. Para el éxito de este proceso, la SUCAMEC debe garantizar que cumplan con las condiciones que norma el Archivo General de la Nación”, señaló.

Asimismo, detalló que los aspectos mencionados en su ponencia deben ser de cumplimiento obligatorio para todas las instituciones públicas, esto de conformidad con el Artículo 2° del Reglamento de la Ley N° 25323, de creación del Sistema Nacional de Archivos, aprobado mediante Decreto Supremo N° 008-92-JUS.

Esta importante capacitación, fue organizada por la Unidad Funcional No Orgánica de Trámite Documentario, Acervo Documentario y Atención al Ciudadano; como parte de su cronograma de actividades integrado al Plan Anual de Trabajo Archivístico 2023.

Con la finalidad de mantener una gestión eficiente de la información importante, relacionada a los servicios que ofrece; la SUCAMEC llevó a cabo, hace un mes, la eliminación de 4 toneladas de documentación almacenada en sus archivos.

En trabajo conjunto con especialistas del Archivo General de la Nación, se determinó la eliminación de un total de 212 costalillos de documentos de carácter temporal, correspondientes a los años 1969 al 2010, que ya habían cumplido su fin administrativo.

Este proceso de eliminación documentaria, que consistió en la destrucción física de series documentales, representó un importante precedente que se encuentra integrado al Plan anual de trabajo archivístico de la SUCAMEC, y se seguirá desarrollando en los años sucesivos.