Preguntas frecuentes sobre la Gestión de la Capacitación

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10 de agosto de 2022

La Gerencia de Desarrollo de Capacidades y Rendimiento del Servicio Civil, en su contacto con las entidades, debido a su labor técnica y normativa de dirigir la implementación de la Gestión de la Capacitación atiende las consultas de las entidades públicas a través del correo electrónico consultasgdc@servir.gob.pe o a través del teléfono (01) 2063370, anexos 2613, 2612, 2615 y 2622. Asimismo; recoge, comparte y actualiza las preguntas de mayor frecuencia, a través de la siguiente lista:
 
  1. ¿Qué documento orienta la elaboración del Plan de Desarrollo de las Personas (PDP)?
    El marco normativo y metodológico para elaborar el PDP se encuentra señalado en la Directiva “Normas para la gestión del proceso de capacitación en las entidades públicas”, aprobada mediante R.P.E. N°141-2016-SERVIR-PE. 

  2. ¿Qué entidades pueden elaborar y presentar su PDP?

    Las entidades que pueden elaborar y presentar su PDP son aquellas que:
    • Tienen autonomía administrativa y financiera.
    • Cuentan con una oficina de recursos humanos o la que haga sus veces.
    • Cuentan con un titular o máxima autoridad administrativa.

  3. Las acciones de capacitación que se incluyan en el PDP. ¿A qué están alineadas?
    Deben estar alineadas al perfil del puesto del/a servidor/a y/o a los objetivos estratégicos de la entidad. Ello considerando que la capacitación es un proceso que busca la mejora del desempeño de los/as servidores/as civiles, a través del cierre de brechas o desarrollo de competencias o conocimientos. 

  4. ¿Los/as servidores/as civiles tienen algún compromiso con la entidad al ser beneficiarios/as de las capacitaciones del PDP?
    Los/as servidores/as civiles que son beneficiarios/as de capacitaciones en el marco del PDP de su entidad adquieren compromisos. Y si no los cumplen asumen penalidades.

    Compromisos:
    1. Permanecer en la entidad por un tiempo determinado según corresponda.
    2. Aprobar con la calificación mínima establecida.
    3. Cumplir con los requerimientos de la evaluación de acuerdo al nivel establecido.
    4. Transmitir los conocimientos adquiridos.

    Penalidades:
    -
    Si no cumple con el compromiso 1. o el 2., debe devolver el valor de la capacitación o su remanente.
    - Si no cumple con el compromiso 3., no podrá acceder a una nueva capacitación hasta seis meses después y se registra el incumplimiento en el legajo del/a servidor/a.
    - Si no cumple con el compromiso 4., se registra el incumplimiento en el legajo del/a servidor/a.

  5. ¿Se debe suscribir el Formato de Compromisos de Capacitación cuando la capacitación es virtual?
    Sí, el formato debe ser suscrito por el/la servidor/a beneficiado/a antes del inicio de la capacitación. Ello se realiza de manera independiente al tipo de modalidad que tenga la capacitación.

  6. La ejecución de la penalidad de devolución del valor de la capacitación o su remanente, en los casos que correspondan, ¿Puede ser ejecutado a través de descuentos de la remuneración del/la servidor/a civil?
    No, la Tercera Disposición Complementaria Transitoria de la Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, permitía que la entidad pueda descontar de la remuneración, gastos que el servidor autorice, siempre que se cuente con el visto del Director General de Administración o del que haga sus veces; no obstante, dicha disposición se modificó con la Primera Disposición Complementaria Modificatoria de la Ley¡ del Servicio Civil, emitida en el 2013, que señala que la "La planilla única de pago sólo puede ser afectada por los descuentos establecidos por Ley o por mandato judicial expreso, de corresponder". En ese sentido, a partir de dicha modificación no se puede realizar descuentos en la remuneración de los/as servidores/as en caso de incumplimiento de los compromisos asumidos como beneficiarios/as de capacitación. 

    No obstante, las entidades pueden celebrar contratos de mutuo sujetos a modalidad, suscribir títulos valores como pagarés, letras de cambio u otros que la ley habilita, de acuerdo a lo señalado en el numeral 6.4.2.4 de la Directiva. Para ello, puede realizar coordinaciones con el órgano de Administración y Finanzas y/o la Oficina de Asesoría Jurídica a fin de determinar el procedimiento interno a utilizar para hacer efectiva la devolución del valor de la capacitación o el remanente por parte del/la servidor/a civil que fue beneficiario/a de la capacitación. 

  7. ¿Quiénes conforman el Comité de Planificación de la Capacitación (CPC)? y ¿Cuál es el periodo de su vigencia?
    El CPC tiene la responsabilidad de asegurar que la planificación de la capacitación responda a los objetivos estratégicos de la entidad y de generar condiciones favorables para la adecuada implementación del proceso de Capacitación. El CPC está conformado por cuatro personas: el responsable de la Oficina de Recursos Humanos o la que haga sus veces, el responsable de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto o quien haga sus veces, el representante de la Alta Dirección que será responsable de un órgano de línea designado por el titular de la entidad, y el representante de los/as servidores/as civiles. 

    La vigencia del CPC es de tres años. Al culminar dicho periodo, la Oficina de Recursos Humanos gestiona un nuevo proceso de elección del/a representante de los/as servidores/as civiles. El proceso de elección puede ser presencial o virtual. El CPC debe ser reconocido a través de una Resolución del titular de la entidad. Se requiere la conformación del CPC para la validación del proyecto del Plan de Desarrollo de las Personas antes de la aprobación por parte del titular de la entidad. 

  8. ¿Se pueden ejecutar capacitaciones durante la jornada laboral?
    Sí, las capacitaciones pueden desarrollarse durante toda la jornada laboral, en parte o fuera de ella, según la discrecionalidad de cada entidad. 

  9. ¿El PDP aprobado puede modificarse?
    Sí, excepcionalmente, el PDP puede modificarse en los siguientes casos:

    •   Al variar algún aspecto de una acción de capacitación, incrementando con ello el presupuesto asignado;
    •   Al incluir nuevas acciones de formación laboral o formación profesional que busquen la mejora del desempeño de los/as servidores/as civiles, a través del cierre de brechas o desarrollo de competencias o conocimientos.

  10. ¿Cuál es la diferencia entre variaciones y modificaciones al PDP?
    Las variaciones al PDP son aquellas que pueden ser ejecutadas directamente por la Oficina de Recursos Humanos, no requiriendo trámite administrativo de aprobación, y se registran en la matriz de ejecución del PDP. 

    Mientras que las modificaciones al PDP siguen el procedimiento señalado en el numeral 6.4.2.6. de la Directiva “Normas para la gestión del proceso de capacitación en las entidades públicas” que demanda la validación de la Oficina de Recursos Humanos o del Comité de Planificación de la Capacitación según corresponda, previo a la aprobación formal por parte del titular de la entidad. Cada entidad define si la aprobación expresa de la modificación del PDP se realiza en una resolución o en otro documento. Las modificaciones aprobadas se incluyen en la Matriz de Ejecución del PDP. 

  11. ¿Qué casos constituyen una variación al PDP?
    En el numeral 6.4.2.6 de la Directiva “Normas para la gestión del proceso de capacitación en las entidades públicas”, se señala que son variaciones y no constituyen supuestos de modificación al PDP los siguientes casos:
    • El incremento o disminución de los/as beneficiarios/as de la capacitación.
    • El ajuste en la denominación de la capacitación,
    • El cambio de modalidad (presencial, semipresencial o virtual),
    • El cambio de la fecha de inicio y/o fin,
    • La reducción del costo de capacitación.

  12. ¿Cuáles son las facilidades que las entidades pueden disponer para las capacitaciones registradas en el PDP?
    Son tres y se encuentran establecidas en el numeral 6.5. de la Directiva “Normas para la gestión del proceso de capacitación en las entidades públicas”:

    • Licencia por capacitación
    • Comisión de servicio por capacitación.
    • Compensación de hora: para los/as servidores/as designados como docentes en representación de su entidad, siempre que la capacitación que brinde se realice fuera de su jornada laboral.

  13. ¿Se deben evaluar todas las capacitaciones, inclusive las que se dicten a través de cursos MOOC o becas?
    Sí, el 100% de las capacitaciones registradas en el PDP deben evaluarse a nivel de reacción, a través de la encuesta de satisfacción. Además de dicho nivel, se puede evaluar a nivel de aprendizaje, aplicación o impacto, según lo haya definido la entidad en el PDP aprobado.

  14. ¿Qué es el SISCA?
    El SISCA es el sistema informático de gestión de la capacitación, diseñado y administrado por SERVIR, y puesto a disposición de las entidades públicas. Permite realizar la planificación, ejecución y evaluación de las acciones de capacitación de manera más ágil y dinámica. Asimismo, facilita el monitoreo de la implementación del PDP.

  15. ¿Cuál es el plazo máximo para la presentación del PDP ante SERVIR?
    El plazo máximo para presentar el PDP ante SERVIR es el 31 de marzo de cada año. Ello a través del correo pdp@servir.gob.pe o del siguiente formulario en línea https://bit.ly/3zjNweg mediante el cual recibirá una notificación de recepción automática.

    El incumplimiento de la aprobación del PDP puede acarrear responsabilidad administrativa.

  16. ¿Cuál es el plazo máximo para la presentación de la matriz de ejecución del PDP ante SERVIR?
    El plazo máximo para presentar la matriz de ejecución del PDP ante SERVIR es el 31 de marzo del año siguiente a su ejecución como anexo al PDP del nuevo año fiscal. Ello a través del correo  pdp@servir.gob.pe o del siguiente formulario en línea https://bit.ly/3zjNweg mediante el cual recibirá una notificación de recepción automática.

    El incumplimiento de la presentación a SERVIR de la matriz de ejecución del puede acarrear responsabilidad administrativa.

  17. ¿Se puede otorgar licencia por capacitación a servidores del D.L. N° 1057 (CAS) que accedan a Formación Profesional a través de becas del sector público?
    Sí, en dicho caso corresponde otorgar la licencia por capacitación sin goce de haber, según lo previsto en el penúltimo párrafo del numeral 6.5.2.2 de la Directiva “Normas para la gestión del proceso de capacitación en las entidades públicas”.

  18. ¿Las maestrías o doctorados gestionados a través del Programa Reto Excelencia de SERVIR se consideran becas del sector público?
    Sí, según lo previsto en el numeral 6.2.1.2.1 de la Directiva “Normas para la gestión del proceso de capacitación en las entidades públicas”.

  19. En los casos que corresponda la licencia por capacitación para formación profesional ¿Cuál debe ser el tiempo de duración de la licencia a otorgar?
    La licencia para la formación profesional debe ser otorgada por el tiempo que dure el proceso total de la capacitación que significa llevar con éxito el plan de estudios ya sea de la maestría o doctorado y el tiempo razonable que dure el traslado y/o instalación para su desarrollo, sea dentro o fuera el país; a fin de cumplir con la finalidad de mejorar su desempeño para brindar mejores servicios de calidad a los ciudadanos. Ello de acuerdo a los fundamentos señalados en el Informe Técnico n.º 1660-2022-  SERVIR-GPGSC.

  20. ¿Cuál es procedimiento que deben seguir los/as servidores/as civiles beneficiarios/as de becas de formación profesional del sector público para las facilidades de capacitación (licencias) ante su entidad?
 
Los servidores bajo los regímenes de los Decretos Legislativos N° 276, 728, 1057, Ley N° 30057 y carreras especiales tendrían que solicitar la licencia adjuntando el plan de estudios correspondiente, indicando los detalles de la ciudad y país en la que se llevará a cabo la capacitación, a efectos que la entidad proceda a registrar la capacitación en el Plan de Desarrollo de las Personas y otorgar la licencia respectiva que corresponde a cada uno de los mencionados regímenes laborales según la Directiva. Ello de acuerdo a los fundamentos señalados en el Informe Técnico Nº 1660-2022-SERVIR-GPGSC.


Preguntas frecuentes sobre la gestión del proceso de capacitación en el marco de la emergencia sanitaria:

Las medidas temporales excepcionales en materia de recursos humanos en el sector público, relacionadas a la gestión del proceso de capacitación, señaladas en los artículos 2.5 y 4.3 del Decreto Legislativo n.° 1505 y sus modificatorias, quedaron sin efecto el día 31 de diciembre del 2022 al concluir la vigencia del mismo. 

En ese sentido, las entidades deben gestionar las tres etapas (planificación, ejecución y evaluación) del proceso de capacitación teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en la directiva “Normas para la gestión del proceso de capacitación en las entidades públicas” (en adelante “Directiva GDC”), aprobada mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 141-2016-SERVIR-PE. 
 
  1. ¿Es posible continuar ejecutando capacitaciones gratuitas sin contar con un Plan de Desarrollo de las Personas (PDP), o sin que estén registradas en éste?
    No, dado que la medida temporal excepcional que lo permitía, establecida en el Decreto Legislativo n.° 1505 y sus modificatorias, ya no se encuentra vigente.

    En ese sentido, se debe respetar lo establecido en el numeral n.° 6.4.1.4 de la Directiva GDC: “las entidades no pueden ejecutar acciones de capacitación previo a la aprobación del PDP”. 

  2. ¿Se puede brindar capacitación al personal no sujeto a un vínculo laboral; pero, que ejerce función pública?
    No, dado que la medida temporal excepcional que lo permitía, establecida en el Decreto Legislativo n.° 1505 y sus modificatorias, ya no se encuentra vigente. 

  3. ¿Se puede brindar capacitación a servidores/as civiles que se encuentren en período de prueba ?
    Sí, solo en casos excepcionales. De acuerdo a lo establecido en el numeral 6.1.1.2 de la Directiva GDC, las entidades podrán determinar dichos casos teniendo en cuenta que la excepción solo se aplica cuando la acción de capacitación responde a la prioridad b) de la prelación para la planificación de la formación laboral: “Requerimientos originados en nuevas funciones, herramientas, u otros cambios que afecten al funcionamiento de la entidad”; es decir, aquellas necesidades de capacitación que de no ejecutarse ponen en riesgo el cumplimiento de objetivos institucionales o aquellas originadas como consecuencia de la transferencia de funciones, fusión de entidades y reasignación de funciones. 

    Cabe mencionar que la medida temporal excepcional en relación al acceso a capacitaciones para servidores/as civiles que se encuentren en período de prueba sobre temas vinculados a la emergencia sanitaria y otros, establecida en el Decreto Legislativo n.° 1505 y sus modificatorias, ya no se encuentra vigente. 

  4. ¿Los/as practicantes preprofesionales y profesionales en el marco del Decreto Legislativo N° 1401 pueden acceder a capacitaciones con o sin costo registradas en el Plan de Desarrollo de las Personas de la entidad?
    No, dado que las disposiciones previstas en el Decreto Legislativo N° 1505 y sus modificatorias ya no se encuentran vigentes. 

  5. ¿Las capacitaciones realizadas fuera de la jornada de trabajo es el único medio para compensar las horas acumuladas de licencia con goce de haber generadas durante la emergencia sanitaria?
    No, de acuerdo a lo establecido en el artículo 3 de la Ley n.° 31632 se puede compensar de las siguientes formas:

    Mecanismos de compensación:
    1. Con trabajo en sobretiempo realizado antes o después de la jornada de trabajo, sin exceder dos (2) horas diarias.
    2. Con capacitaciones realizadas fuera de la jornada de trabajo, sin exceder dos (2) horas diarias.
    3. Con vacaciones adquiridas y pendiente de goce.

    Equivale a Compensar:
    Cada hora en sobretiempo o dedicada a capacitación compensará tres (3) horas de licencia con goce de haber.  (1 y 2).
    Cada día de vacaciones sujetas a la compensación equivaldrá a tres días de licencia con goce de haber. (3)
    Cabe mencionar que no se podrán compensar más de 15 días por periodo vacacional pendiente de goce. (3)

  6. ¿Qué acciones debe realizar la Oficina de Recursos Humanos (ORH) teniendo en cuenta las nuevas disposiciones para la compensación de horas acumuladas de licencia con goce de haber generadas durante la emergencia sanitaria?
    En cumplimiento de lo establecido en el artículo 4 de la Ley n.° 31632, se recomienda realizar las siguientes acciones: 

    - Identificar en sus registros los/as servidores/as civiles que tienen horas acumuladas de licencia con goce de haber generadas durante la emergencia sanitaria, pendientes de compensación. 
    - Comunicar por escrito a los/as referidos/as servidores/as civiles: (i) el total de horas de licencia con goce de haber pendientes de compensación, (ii) las nuevas formas para la compensación, y (iii) el plazo máximo para su cumplimiento que es el 2 de diciembre de 2023. 
    - Monitorear permanentemente el cumplimiento y actualizar sus registros de servidores/as con horas pendientes de compensación. 

  7. ¿Son válidas para la compensación de horas acumuladas de licencia con goce de haber las capacitaciones de cualquier temática?
    No. Solo son válidas aquellas que estén alineadas o faciliten el ejercicio de la función pública. Ello en correspondencia a la definición de acción de capacitación establecida en el numeral 5.1.2 de la Directiva GDC: “Actividadde enseñanza-aprendizaje destinada a cerrar brechas o desarrollar competencias o conocimientos en el servidor civil.” 

    Cabe mencionar que pueden ser de tipo formación laboral: cursos, talleres, diplomados o programas de especialización, capacitación interinstitucional, pasantías y conferencias; o de formación profesional: maestrías o doctorados. 

  8. ¿Las horas de capacitación asincrónicas serán válidas para la compensación?
    Sí, son válidas todas las capacitaciones, sean ejecutadas de forma sincrónica o asincrónica. Esta última incluye a los cursos MOOC que gestione o canalice cada entidad, o que autofinancie o gestione el/la propio/a servidor/a civil. Para ello, la entidad, a través de la ORH, puede definir previamente las evidencias a considerar para demostrar que la participación en la capacitación se ejecutó fuera de la jornada de trabajo y el/la servidor/a debe proporcionarlas a la ORH para su revisión y decisión. 

  9. ¿Las horas académicas son iguales a las horas cronológicas para la compensación de horas por la licencia con goce de haber que se recibió durante la emergencia sanitaria?
    No, la jornada de trabajo en las entidades públicas se contabiliza en horas cronológicas. En ese sentido, para efectos de la compensación a través de capacitaciones cuya duración esté señalada en horas lectivas o académicas se debe realizar la conversión correspondiente. 

    Por ejemplo: Si una hora académica equivale a 45 minutos, entonces una conferencia de dos horas académicas será equivalente a 1.5 horas cronológicas. 

    Cabe mencionar que de acuerdo a lo establecido en la Ley n.° 31632, cada hora de capacitación realizada fuera de la jornada de trabajo compensa tres horas de licencia con goce de haber. 

Esta publicación pertenece al compendio Preguntas Frecuentes

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