El Servicio Nacional de Sanidad Agraria del Perú - SENASA y la División de Innovación para Servir al Ciudadano del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) decidieron trabajar de la mano para mejorar la eficiencia del proceso y la experiencia del usuario en el servicio de diagnóstico de laboratorios en trámites de importación vegetal en puerto y aeropuerto de Lima-Callao, aplicando la metodología de gestión de conocimiento e innovación pública Conocimiento para Resultados (K4R por sus siglas en inglés).

 

Así, nació el modelo ¡Viva Perú Productiva!, que contribuye a fortalecer de inicio a fin la cadena de operación del mencionado servicio, desde la solicitud de la inspección, toma de muestra, servicio de análisis de laboratorio, entrega de análisis de laboratorio y entrada/rechazo de la mercadería hasta el cierre del expediente con foco en tres oportunidades de mejora:

 

El modelo ¡Viva Perú Productiva! incorpora 5 mecanismos de gestión y digitalización ágiles a la cadena de proceso del Servicio de Diagnóstico de los trámites de importación vegetal.

 
Hasta el momento, se han implementado estos cuatro mecanismos:

1. Mediante la auto aprobación de reversiones, el personal de laboratorio de sanidad vegetal fue otorgado permiso para auto aprobar las reversiones durante el procesamiento de muestras en laboratorio. Con este mecanismo se logró: (i) eliminar la necesidad de aprobación por el director de laboratorios reduciendo sustantivamente la carga operativa y eliminando retrasos por espera de aprobaciones; (ii) generar estadísticas sobre las reversiones que permite tener una bitácora clara para tomar decisiones sobre la eficiencia del trámite.

2. Cierre y firma automatizada del informe de ensayo: Automatiza el proceso de (i) cierre físico para todas las solicitudes y (ii) el proceso de cierre del director de laboratorios para aquellas solicitudes cuyos resultados son negativos a plagas, acortando los tiempos entre la conclusión de los análisis y reduciendo la carga operativa innecesaria a nivel directivo.

3. Las Notificaciones: Al concluir etapas consiste en informar al usuario vía e-mail sobre el estado de su trámite. En una primera instancia se implementó para la emisión del informe de ensayo mediante el cual se: (i) acelera el tiempo de determinación de ingreso/rechazo de la mercadería, (ii) reduce el tiempo entre emisión del informe y cierre, (iii) mejora la comunicación directa con el usuario y la trazabilidad del trámite, y (iv) fortalece la coordinación del trabajo entre el laboratorio de sanidad vegetal y los puestos de control.

4. Tablero de control Dashboard: Permite que los inspectores en los puestos de control de Puerto y Aeropuerto de Lima-Callao consulten el estado de los trámites abiertos, facilitando (i) la trazabilidad de expedientes a través de la cadena del proceso (ii) la descongestión y toma de acciones para expedientes que sobrepasan los tiempos y (iii) el trabajo de las áreas de atención en dar respuesta a importadores sobre el progreso de su trámite. 

 

 

El usuario experimentó una mejora del 28% en los tiempos de respuesta y servicio de SENASA pasando de 22.8 a 16.5 días para el trámite de importación de productos de sanidad vegetal con diagnóstico (desde toma de muestra hasta el cierre del expediente). Pero eso no es todo, en términos de eficiencia logramos también:

 

 

El proyecto contó con más de 40 profesionales del área de los puestos de control de puerto y aeropuerto de Lima-Callao, incluyendo a inspectores, técnicos, especialistas, personal de mesas de partes y administrativo del área de recepción, los laboratorios de Sanidad Vegetal, Sanidad Animal y Residuos Tóxicos, las Subdirecciones de Cuarentena Vegetal y de Análisis de Riesgo y Vigilancia Fitosanitaria, la Unidad de Informática y Estadística, la Secretaría Técnica, la Tesorería y la Dirección General.