Procuraduría General del Estado

Artículo 1.- Conformación del Comité Evaluador de Documentos
Conformar el Comité Evaluador de Documentos de la Procuraduría General del Estado, el cual estará conformado por el titular o representante de las siguientes unidades de organización:
- Procurador General del Estado o su representante, quien asume la presidencia;
- Oficina de Asesoría Jurídica;
- Dirección u Oficina responsable de los documentos a evaluar, según sea el caso; y,
- Unidad Funcional de Atención al Ciudadano y Gestión Documental de la Gerencia General, que hace las veces de Archivo Central, quien asume la Secretaría Técnica

Artículo 2.- Funciones del Comité Evaluador de Documentos
Disponer que el Comité conformado en la presente resolución, cumplan las siguientes funciones:
a) Conducir el proceso de elaboración, aprobación y actualización del Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA), tomando en cuenta la opinión técnica formulada por la Unidad Funcional de Atención al Ciudadano y Gestión Documental de la Gerencia General sobre la valoración documental.
b) Revisar, validar y suscribir cada Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD).
c) Firmar actas de su competencia.
d) Participar en reuniones para ejercer sus funciones en el ámbito de su competencia.
e) Solicitar la autorización para la eliminación de documentos al Archivo General de la Nación.
f) Revisar, evaluar y aprobar la propuesta de eliminación de documentos elaborada por la Unidad Funcional de Atención al Ciudadano y Gestión Documental de la Gerencia General.
g) Revisar, validar y aprobar la identificación, el nombre, el valor, y el periodo de retención de cada serie documental.
h) Emitir opinión sobre la transferencia de documentos.
i) Las demás que le sean asignadas dentro del ámbito de su competencia y aquellas que le corresponda por normativa expresa del Archivo General de la Nación.

Artículo 3.- Designación de representantes
Precisar que los titulares de las unidades de organización del Comité Evaluador de Documentos comuniquen por escrito la designación de sus representantes a la secretaría técnica de dicho comité en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles de notificada la presente resolución.