Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

VISTO el Expediente de Apelación N° 00754-2021-JUS/TTAIP de fecha 12 de abril de 2021, interpuesto por FRANCIS JAMES ALLISON OYAGUE contra la Carta N° 222-2021-SG-MDMM de fecha 29 de marzo de 2021, mediante la cual la MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE MAGDALENA DEL MAR atendió parcialmente su solicitud de acceso a la información pública de fecha 15 de marzo de 2021, registrada con Expediente N°1039-2021.
Con fecha 15 de marzo de 2021, el recurrente solicitó a la entidad copia certificada de la siguiente documentación:
“1. Documento que acredite los pagos efectuados a Asia Grifos y Servicios Generales SAC en el año 2019, 2020 y 2021.
2. Todos los documentos que acrediten la aprobación de prestaciones adicionales a contratos del año 2018 y 2019.
3. Informe N° 087-2020-GAJ-MDMM”.
Mediante la Carta N° 188-2021-SG-MDMM de fecha 17 de marzo de 2021, la entidad comunicó al recurrente que “mediante el Informe N° 059-2021-SGT/GAFMDMM, elaborado por la Sub Gerencia de Tesorería, indica que le resulta materialmente imposible atender su requerimiento respecto del Punto 1, en el plazo establecido por ley”, en consecuencia, se le comunica que de manera excepcional su requerimiento de información será atendido hasta el 23 de julio del presente año.
Asimismo, mediante la Carta N° 189-2021-SG-MDMM de fecha 17 de marzo de 2021, dirigida al recurrente, la entidad indicó que “sobre el particular, debo informarle que toda solicitud de acceso a la información pública debe contener una “expresión concreta y precisa del pedido de información (…)”, esto con la finalidad de poder facilitar la búsqueda de la documentación requerida; en este sentido, mediante Informe N° 649-2021-SGLYCP/GAF-MDMM, elaborado por la sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial (se adjunta 01 folio), observa lo solicitado en el punto 2) de su escrito, por lo que a fin de realizar una adecuada búsqueda del documento requerido, solicita aclare lo peticionado”.
Finalmente, mediante la Carta N° 222-2021-SG-MDMM de fecha 29 de marzo de 2021, la entidad puso a disposición del recurrente la información solicitada referente al punto 3 de su solicitud.
Con fecha 5 de abril de 2021, el recurrente presentó el recurso de apelación, materia de análisis, contra la Carta N° 222-2021-SG-MDMM, al considerar que la información brindada por la entidad resulta incompleta, puesto que no se atendió sus pedidos formulados con los ítems 1) y 2) de su solicitud de acceso, alegando que la prórroga de plazo de entrega de información hasta el 23 de julio de 2021 resulta irrazonable, y que el pedido formulado con el ítem 2) es preciso, por cuanto ha solicitado “todos los documentos que acrediten la aprobación de prestaciones adicionales a contratos del año 2018 y 2019”.
Mediante Resolución N° 000847-2021-JUS/TTAIP-SEGUNDA SALA se admitió a trámite el referido recurso impugnatorio, requiriendo a la entidad la presentación del expediente administrativo generado para la atención de la solicitud de acceso a la información pública, así como la formulación de sus descargos.
Mediante escrito ingresado a esta instancia el 3 de mayo de 2021, la entidad remite el expediente administrativo para la atención de la solicitud de acceso a la información pública del recurrente y formula sus descargos manifestando:
“SEPTIMO.- Al respecto, es importante señalar que el plazo solicitado hasta el 23 de julio de 2021, respecto al 1 punto no es excesivo ni mucho menos irracional, sino que, como es de conocimiento público, la administración pública al igual que instituciones privadas han sido afectadas no sólo económicamente sino que además afecta el normal desarrollo de sus funciones y servicios que antes se brindaban, debido como sucede en el caso de la Municipalidad de Magdalena del Mar, algunos trabajadores lamentablemente se han contagiado con el Covid-19 pese a respetar todos los protocolos de salubridad, otros trabajadores por pertenecer a la población de riesgo deben trabajar remotamente, limitándose de esa manera que desarrollen sus funciones a plenitud y colaboren con las labores adicionales como las solicitudes de acceso a la información.
Octavo. - Es importante indicar que se nos ha hecho llegar el Informe N° 093-2021-SGT-GAF-MDMM elaborado por la Sub Gerencia de Tesorería, mediante el cual se puede evidenciar que dicha Sub Gerencia está conformada por ocho (8) servidores públicos, de los cuales tres (3) son personal operativo que trabaja en área de caja y cinco (5) son personal administrativo. De estos últimos, dos (2) se contagiaron con el virus del COVID-19 y se tomaron sus descansos médicos correspondientes hasta su recuperación total, otro trabaja de manera remota por pertenecer a la población de riesgo y sólo dos (2) trabajan de manera presencial, los cuales se dedican diariamente a actualizar el sistema contable de la entidad, el cual no puede ser suspendido ni un solo día, ya que forma parte del sistema contable de la entidad y es auditable, cuyo cumplimiento es bajo responsabilidad funcional.
Noveno. – Otro punto que se debe tener en cuenta es que el pedido del administrado es abundante debido a que corresponde a los pagos realizados por la entidad a una empresa de los años 2019, 2020 y 2021, por lo que el plazo ampliatorio solicitado resulta razonable, debido a la cantidad de documentos que se debe revisar para atender lo solicitado. Asimismo, debe tenerse en cuenta que si bien la información requerida se encuentra sistematizada, sólo puede acceder a ella el personal que realiza labores de manera presencial, dado que por seguridad el sistema contable no se comparte con personal que realiza funciones remotas. De manera que el pedido requerido solo puede ser atendido por personal presencial, cuyo número reducido actualmente se dedica exclusivamente a actualizar el sistema financiero de la entidad, lo cual implica registrar los movimientos diarios y actuales, no pudiendo realizar otras funciones adicionales ya que el registro de errores se eleva. A eso debe agregarse que el administrado no está pidiendo un reporte de sistema sino copias certificadas de los documentos de pagos efectuados a Asia, Grifos y Servicios SAC, lo cual indudablemente implica una búsqueda física y no sólo a través del sistema, certificación que sólo la realiza la Secretaria General de la entidad.
Décimo. - (…). Cabe indicar que el área de Tesorería comunicó a su jefe inmediato (Gerente de Administración y Finanzas) la situación critica por la que viene pasando a efectos que se tomen las medidas correspondientes y se resuelva la falta de personal de dicha área. Está comunicación la realizó antes que el administrado realice su pedido por lo que se trata de una situación previa al pedido realizado.
(…)
Décimo Segundo. - Por otro lado, con relación al segundo punto, es menester señalar que la precisión solicitada al ciudadano Francis James Allison Oyague, resulta ser necesaria, debido a que las aprobaciones de prestaciones adicionales de contratos, son aprobados mediante Resoluciones de Gerencia Municipal cuando el objeto de contrato es una obra y por Resolución de Gerencia de Administración y Finanzas si se trata de bienes y/o servicios. En este sentido, teniendo en cuenta que son dos áreas distintas las que aprueban prestaciones adicionales de contratos, es necesario claridad si el pedido está referido a las prestaciones de bienes, servicios u obras, para llevar a cabo una correcta atención del pedido al administrado y a la brevedad del tiempo, de lo contrario servidores de tres áreas distintas se tendrían que poner a buscar la documentación solicitada, lo cual en las circunstancias actuales es materialmente imposible porque no sólo la Sub Gerencia de Tesorería se ha visto afectada con el contagio del COVID-19 y trabajo remoto, sino diversas áreas de la Municipalidad”.