La firma digital y el valor legal de los documentos electrónicos

Escrito por: Soledad Arteaga Paniagua.
Coordinadora en Gestión Documental y Atención al Ciudadano del ITP

Para todos, existe un antes y un después del 16 de marzo del 2020. Y para las instituciones públicas también representa el día cero en la digitalización de documentos, en todo ámbito. Recordemos que en un inicio solo se usaba firmas electrónicas tipo escaneadas para atender los servicios que, al momento de la declaratoria de emergencia sanitaria, podían realizarse. Sin embargo, con el paso de los días, surgió la preocupación por el valor legal de esos documentos y la pregunta ¿qué hacer para regularizarlos?

En ese momento las normas ya promulgadas y vigentes que permitían que se gestione documentos electrónicos con valor legal, el ITP solicitó la opinión legal de acuerdo a la Ley Nº 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, que señala en el Artículo 1.- Objeto de la ley: Entiéndase por firma electrónica a cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención precisa de vincularse o autenticar un documento cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita.

A partir de entonces y por la necesidad de continuar brindando servicios a la población, se formalizó en muchas entidades el uso de la firma digital, lo cual representa un importante avance en la modernización de la gestión pública. Esto ha permitido que se pueda atender al ciudadano en tiempo real desde cualquier parte del país. Asimismo, facilita la presentación de documentos sin necesidad de que la persona tenga que movilizarse por horas y días. De igual manera, es una ventaja en tiempo y dinero hacer seguimiento a los trámites mediante cualquier herramienta tecnológica que puede ser una PC, laptop, celular o tablet.

La pregunta es: ¿cómo reconocer la validez de mis documentos con firma digital? Es muy sencillo. Si un ciudadano recibe documentos de una entidad pública que se encuentren firmados digitalmente, no requiere pagar a un perito o esperar meses para el reconocimiento. Para reconocer que la firma es válida, solo se debe ingresar a este link: https://apps.firmaperu.gob.pe/web/validador.xhtml cargar el documento y, en seguida, se mostrará si es auténtico.

La firma digital y los documentos electrónicos traen muchos beneficios, entre ellos, ahorrar costos al ciudadano, es decir, no se requiere ya pagar por copias físicas. Asimismo, la entidad pública economiza no solo en papel sino en todos los gastos que irroga sacar fotocopias de los documentos (electricidad, tintas, horas hombres trabajando, etc.)

El documento electrónico con firma digital, además, permite que el Estado se muestre más transparente en sus procesos, procedimientos y funciones, por ello en la administración pública debemos seguir aportando para la consolidación del Gobierno Digital.