Con la directiva 006 - 2021-INPE-OSIN fue aprobado el documento  "Uso del sistema, para la gestión documental del  INPE", que establece los lineamientos y normas para el uso del Sistema para la Gestión Documental del INPE (SGD-INPE) y sus módulos que lo componen, de cumplimiento obligatorio por los funcionarios y servidores de los órganos, unidades orgánicas y otras instancias a nivel nacional del INPE.

 

El sistema, para la gestión documental del INPE, es un sistema web otorgado  por SEDGI  (Secretaria de Gobierno Digital).   La implementación, configuración y despliegue se encuentra en los   equipos servidores de la Sede Central. Por ello, no requiere instalación del sistema. Los componentes para el uso de lado del cliente (usuario final), deben   estar instalados y configurados.

 

 

Módulo de Trámite Documentario: permite enviar y/o recepcionar los documentos generados internamente por las dependencias a nivel nacional del INPE, a su vez permite realizar el seguimiento del estado del documento.  Utilizando el modelo de gestión documental con las firmas digitales.

 

Módulo de Mesa de Parte: permite controlar la documentación entrante de instituciones y/o empresas que no se encuentren registradas en SEDGI, y documentos salientes de la sede regional hacia las mismas.

 

Módulo de Mesa de Parte Virtual: permite enviar y/o recepcionar documentos generados de otras instituciones públicas que se encuentran registradas en la SEGDI. Utilizando el modelo de gestión documental con las firmas digitales.

 

Se requiere contar con el acceso directo (URL) mediante un navegador web y estar registrado como usuario autorizado. 

Para los servidores/as de la Sede Central: la autorización debe ser solicitada para el nivel administrativo inmediato superior al servidor que se está designando, mediante correo institucional dirigido a Mesa de ayuda (helpdesk@inpe.qob.pe).

Para los servidores/as de las sedes regionales, se debe enviar un correo al informático de su región (Anexo 03: "Correos de lnformáticos para Sedes Regionales y/o Dependencia"), indicando las datos solicitados en el Anexo 04; "Solicitud de creación de usuario para el SGD-INPE".

Los directores o jefes de los órganos y unidades orgánicas usuarios del SGD­ INPE, comunicarán al encargado de la Oficina de Sistemas de lnformación de la Sede Central u Oficina Regional, según corresponda, los problemas relativos   que afecten el normal uso del sistema, así como mensajes de error que se presenten en cualquiera de sus módulos para su atención.

 

La capacitación inicial sobre el uso del SGD­ INPE se realizará a nivel nacional a todo el personal de INPE, estará a cargo por la OSIN y CDyA., de acuerdo al plan de capacitación que tiene la OSIN.

 

La capacitación posterior al inicio del SGD-INPE, se programará de acuerdo a la disponibilidad y cantidad mínima requerida por la OSIN.

 

Los funcionarios y servidores a cargo de los diversos órganos, unidades orgánicas, proyectos especiales y unidades ejecutores del INPE, son responsables de cumplir las disposiciones que forman parte de la directiva.

Además, deben comunicar formalmente a la Oficina de Sistemas de lnformación y/o a los encargados de sistemas de las Sede Regionales, según corresponda, el retiro o traslado del personal de su oficina, a fin de mantener actualizado los accesos al SGD-INPE.

También, deben comunicar formalmente a la Oficina de Sistemas de Información, la solicitud, renovación, caducidad y anulación, a fin de mantener actualizado los certificados de firma digital del personal del INPE.

Asimismo, son los únicos responsables de proteger sus credenciales de acceso al SGD­ INPE y uso de los certificados de firma digital.

Así como de brindar facilidades a su personal, para la participación de las capacitaciones en el uso del SGD­ INPE.

 

Cuando se dé el inicio en producción y el uso del SGD-INPE, el sistema  actual de trámite documentario "SIPGA -Trámite ", se configurará en modo lectura para consulta de documentos anteriores y se restringirá el registro de nuevos documentos en todas las sedes regionales.