551-2018-CG Contraloría evidencia riesgos en el sistema de control de cartas fianzas en el municipio del Callao

La Contraloría General de la República evidenció riesgos en los sistemas de registro, control y custodia de las cartas fianzas implementados por la Municipalidad Provincial del Callao, que ponen en riesgo las garantías constituidas a favor de la entidad.

Las cartas fianzas son otorgadas a la entidad edil por los proveedores para la formalización de la presentación de garantías en la adquisición de bienes y servicios, y le corresponde su custodia a la Gerencia de Tesorería, así como la verificación de su legitimidad a través de consultas a las entidades financieras que las emitieron.

El detalle de los riesgos evidenciados por la Contraloría se encuentran plasmados en el Informe de Acción Simultánea N° 004-2018-OCI/0379-AS, que ha sido notificado a la entidad edil correspondiente para que los valore y disponga las acciones correctivas.

De igual forma, el documento está publicado en el portal www.contraloria.gob.pe, conforme lo dispone la Ley de Fortalecimiento de la Contraloría y del Sistema Nacional de Control en aras de la transparencia y el acceso a la información.

• Las cartas fianzas carecen de un lugar con la seguridad necesaria para su custodia, poniendo en riesgo su protección ante posibles pérdidas y su ejecución ante incumplimiento en la ejecución contractual.

Al respecto, se evidenció que pese a contar con un responsable para la custodia de estos documentos, la bóveda de la entidad municipal, donde se guardan estos títulos valor, estaba abierta y expuesta al personal del área, poniendo en riesgo su seguridad, sin considerar que entre las mismas se encuentran ocho en opinión legal por procesos judiciales o arbitrajes que provienen de años anteriores.

• Los documentos de gestión aprobados por la entidad edil para el manejo y custodia de las cartas fianzas, contiene base legal desactualizada, debido a que considera artículos no vigentes del Decreto Legislativo N° 1017, Ley de Contrataciones del Estado, del Decreto Legislativo N° 184-2008-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
• El monto del registro contable de las cartas fianzas se encuentra disminuido en S/ 323,800.00, lo que ocasiona que el saldo de la cuenta contable no se ajuste a la realidad y que los estados financieros de la entidad se distorsionen y dispongan de información contable poco confiable.

La Contraloría realiza el servicio de control simultáneo para evaluar una o más actividades de un proceso en curso con el objeto de alertar oportunamente al titular de la entidad sobre la existencia de hechos que ponen en riesgo el resultado o el logro de los objetivos, buscando promover la adopción de medidas preventivas que contribuyan a mitigar o superar el riesgo identificado.

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