Resolución Jefatural N.° 178-2022-AGN/JEF
22 de setiembre de 2022
Modificar la denominación del Área de Trámite Documentario y Archivo – ATDA, contenida en la Resolución Jefatural Nº 144-2018-AGN/J, de fecha 13 de julio de 2018, por la de Área de Gestión Documental y Servicio al Ciudadano – AGDS.
Dejar sin efecto el numeral 2.1 del artículo 2 de la Resolución Jefatural Nº 163-2019-AGN/J, de fecha 22 de agosto de 2019, y el numeral 1.1 del artículo 1 de la Resolución Jefatural Nº 028-2021-AGN/J, de fecha 30 de marzo de 2021, referente a las funciones del Área de Trámite Documentario y Archivo.
Asignar al Área de Gestión Documental y Servicio al Ciudadano – AGDS las siguientes funciones:
- Administrar el sistema de archivos institucional en concordancia con las normas del Sistema Nacional de Archivos.
- Planificar, organizar, dirigir, ejecutar, normar y controlar y supervisar la gestión documental a nivel institucional.
- Proponer la política de gestión documental institucional, asegurando su cumplimiento a través de las acciones de supervisión y control.
- Elaborar documentos de gestión archivística y proponer lineamientos de gestión documental a nivel institucional.
- Gestionar la Mesa de Partes, la derivación, atención, cumplimiento de plazos de atención y el control de accesos a los documentos, la clasificación de la información, y distribución de la correspondencia.
- Administrar las herramientas tecnológicas que apoyan la gestión de documentos electrónicos de archivo, durante todo su ciclo de vida, solicitando las mejoras y definiendo los requisitos técnicos y funcionales de dichos sistemas, de acuerdo a las necesidades de los procesos de creación, captura, clasificación e indización, control de acceso a la información, almacenamiento, uso y reutilización, migración y conversión, y disposición de los documentos.
- Gestionar el Archivo Central e implementar su repositorio digital; la realización de los procesos archivísticos de valoración, transferencia y eliminación de documentos; la atención de servicios archivísticos, asesoramiento y asistencia técnica en materia de gestión documental en la entidad; regular y supervisar la organización, descripción y conservación de los documentos.
- Gestionar la operatividad, mantenimiento y mejora continua del sistema de producción y almacenamiento de documentos digitales a fin de asegurar su legibilidad, autenticidad, integridad, disponibilidad y preservación.
- Gestionar la atención de solicitudes de acceso a la información pública; las reclamaciones, quejas y sugerencias; la notificación de resoluciones y la orientación al ciudadano, a través módulos de atención y otros canales que se propongan e implementen para la atención.
- Proponer estrategias para una atención de calidad al ciudadano, implementando políticas con estándares mínimos, de acuerdo a la normativa vigente, en coordinación con las áreas involucradas.
- Evaluar y emitir opinión sobre las propuestas y proyectos de documentos normativos presentados por los órganos y unidades orgánicas que guarden relación con la gestión documental de la institución y las otras materias de su competencia.
- Establecer lineamientos y gestionar el desempeño de los fedatarios institucionales.
Designar temporalmente, a partir de la fecha, las funciones del Área de Gestión Documental y Servicio al Ciudadano – AGDS, dependiente de la Secretaría General, contempladas en el artículo 3 de la presente resolución, a la servidora Sary Paola Álvarez Benavente, del régimen laboral del Decreto Legislativo Nº 1057, en adición a sus funciones.
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