Archivo General de la Nación

El Archivo General de la Nación cuenta con el servicio de Microsoft Office 365, que incluye las aplicaciones Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneDrive en versiones web, implementado sobre la plataforma del mismo nombre, el cual se encuentra destinado a la comunicación oficial interna y externa, así como al intercambio de información administrativa y técnica de la Entidad. Dicho servicio opera mediante un sistema de licenciamiento vigente, indispensable para su correcto funcionamiento y para la adecuada gestión, administración y uso seguro de las cuentas de correo electrónico institucionales.

El servicio de Microsoft Office 365 constituye una herramienta esencial para el desarrollo de las actividades institucionales, ya que permite la transmisión de comunicaciones oficiales, el envío y recepción de documentación electrónica, la coordinación de actividades y el acceso a funcionalidades complementarias como calendarios, contactos y herramientas de colaboración. Su principal objetivo es garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información intercambiada por los servidores y usuarios del AGN.

La falta de contar con una licencia o suscripción vigente impediría el acceso al panel de soporte técnico de la marca, limitando la capacidad de respuesta ante incidencias técnicas, fallos de seguridad o interrupciones del servicio. Asimismo, el no contar con el servicio vigente, no se tendría acceso a las actualizaciones de la plataforma, las cuales son necesarias para mantener la compatibilidad con los sistemas operativos, dispositivos y estándares de seguridad actuales, comprometiendo la continuidad operativa y la protección de la información institucional.

En ese sentido, la Oficina de Tecnologías de la Información y Estadística sustenta la necesidad de contar con el licenciamiento o suscripción vigente del servicio basado en la plataforma Microsoft Office 365, que permita su operación continua, administración eficiente y correcto funcionamiento. Ello garantizará la continuidad de las comunicaciones institucionales, la seguridad de la información y la capacidad de respuesta ante cualquier incidente tecnológico.

Finalmente, y en el marco de la Ley N° 28612, “Ley que norma el uso, adquisición y adecuación del software en la Administración Pública”, se procede a evaluar y justificar la continuidad del uso del servicio de correo electrónico institucional basado en tecnología Microsoft.