Esta página también está Disponible en Español

Departamento de gestión documental

El Departamento de Gestión Documental como Órgano de Administración de Archivos (OAA) es la unidad de organización responsable de la gestión archivística y documental en la empresa, dependiente de la Gerencia de Administración y Finanzas debe velar por la implementación, funcionamiento, desarrollo y control del Sistema Institucional de Archivos (SIA) y el cumplimiento de implementación de la Gestión de archivo en el Modelo de Gestión Documental (MGD). Gestiona y dota los recursos (presupuesto, infraestructura, equipos, mobiliario, materiales y personal) para el correcto funcionamiento del Archivo Central. Caso contrario, no puede considerarse como tal, siendo responsabilidad del SIA y del OAA velar por su adecuada implementación, bajo responsabilidad.

El Archivo Central de San Gabán S.A. depende funcional y orgánicamente del Departamento de Gestión Documental, conforme el literal f) del artículo 47° del Reglamento de Organización y Funciones de San Gabán S.A., aprobado mediante Acuerdo de Directorio N° 004-026/2018. El Archivo Central custodia los documentos archivísticos que han sido transferidos por los Archivos de Gestión una vez concluido el trámite y cumplido el periodo de retención establecido, conservando los documentos archivísticos producidos y recibidos, como parte de la fase semiactiva e inactiva del ciclo vital del documento archivístico. Asimismo, cumple con el marco normativo institucional y nacional en materia archivística.

El Archivo Central cumple las siguientes funciones:

  • Cumplir con el marco normativo institucional y nacional en materia archivística.
  • Identificar y proponer las series documentales de valor permanente que conforme al PCDA hayan cumplido con su periodo de retención, y deban ser transferidas al Archivo Regional para su conservación.
  • Apoyar en la identificación de las series documentales de la entidad pública.
  • Efectuar acciones de control de la organización y descripción de los documentos archivísticos recibidos por transferencia.
  • Identificar y proponer las series documentales que conforme al PCDA hayan cumplido con su periodo de retención y deban ser eliminados.
  • Recibir las transferencias de los Archivos de Gestión y, de corresponder, Archivos Periféricos conforme a la Tabla de Retención del PCDA y/o Cronograma Anual de Transferencia.
  • Ejecutar las acciones de conservación de los documentos archivísticos bajo su custodia.
  • Garantizar el servicio y acceso controlado a los documentos archivísticos bajo su custodia a través de servicios archivísticos.
  • Elaborar instrumentos archivísticos como inventarios, guías o catálogos, registro de transferencia, eliminación, servicio archivístico u otros.
  • Supervisar y monitorear a los Archivos de su respectivo SIA.
  • Brindar asesoramiento, charlas, talleres y asistencia técnica a los Archivos de su respectivo SIA.
  • Administrar el Repositorio Archivístico Digital Institucional, una vez constituido y cumpla con los requisitos de acuerdo con lo señalado en la norma de la materia.
  • Otras que establezca la normativa archivística vigente del AGN.

Archivo General de la Nación

1. Constitución Política del Perú, articulo 21, Defensa del Patrimonio de la Nación

2. Decreto Ley N° 19414, que declara de utilidad pública la defensa, conservación e incremento del Patrimonio Documental de la Nación.

3. Decreto Supremo Nº 022-75-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 19414

4. Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.

5. Decreto Supremo Nº 008-92-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 25323.

6. Resolución Jefatural N° 354-2002-AGN/J, que aprueba el “Manual sobre Uso y Manejo de Documentos”

7. Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2018-AGN/DAI,
“Norma para la eliminación de documentos de archivo del sector público”.

8. Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA, “Normas para la Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las Entidades Públicas”.

9. Resolución Jefatural N° 022-2019-AGN/J, que aprueba Directiva N° 002-2019-AGN/DDPA, “Normas para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”.

10. Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN/J, que aprueba Directiva N° 006-2019-AGN/DDPA: “Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las entidades públicas”.

11. Resolución Jefatural N° 027-2019-AGN/J, que aprueba Directiva N° 007-2019-AGN/DDPA, “Directiva para la Supervisión en Archivos de las Entidades Públicas”, modificado por Resolución Jefatural N° 68-2021-AGN/JEF.

12. Resolución Jefatural N° 107-2023-AGN/JEF, que aprueba Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA “Norma para la Administración de Archivos en la Entidad pública”.

13. Resolución Jefatural N° 180-2019-AGN/SG, que aprueba Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA Directiva N° 010-2019-AGN/DDPA “Norma para la Organización de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública”.

14. Resolución Jefatural N° 213-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 011-2019-AGN/DDPA “Norma para la Descripción Archivística en la Entidad Pública”.

15. Resolución Jefatural N° 214-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 012-2019-AGN/DDPA “Norma para la Valoración Documental en la Entidad Pública”.

16. Resolución Jefatural N° 304-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DC “Norma para la Conservación de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública”.

17. Resolución Jefatural N° 010-2020-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2020-AGN/DDPA “Norma para Servicios Archivísticos en la Entidad Pública”.

18. Resolución Jefatural N° 079-2020-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 002-2020-AGN/DDPA “Directiva que aprueba Lineamientos de Prevención, Seguridad y Actuación en cumplimiento de las Normas del Sistema Nacional Archivos”.