Oficina de Orientación, Trámite Documentación y Archivo

La Oficina de Orientación, Trámite Documentación y Archivo, es la responsable de ejecutar el procesamiento de la tramitación documentaria que ingresa y se genera, así como orientar y brindar información en general a los usuarios sobre los servicios y procedimientos administrativos que se atienden en la municipalidad. Depende de la Oficina General de Secretaría.

Funciones de la Oficina de Orientación, Trámite Documentario y Archivo

a) Administrar el sistema de tramite documentario y gestionar la documentación de los administrados como, orientación, recepción, revisión, registro y distribución, para su oportuna atención.

b) Atender de manera oportuna los requerimientos de los administrados acorde a los procedimientos estipulados en el TUPA.

c) Proponer la mejora de procesos y procedimientos de atención al usuario correspondiente a su unidad orgánica, contribuye a mejoramiento continuo de los mismos y atención de calidad al ciudadano.

d) Formular, actualizar y proponer los estándares, procedimientos y directivas para la regulación de los procesos de atención a la ciudadanía en la Municipalidad Provincial de Huancané.

e) Organizar, conducir, ejecutar y evaluar el proceso de tramite documentario de la entidad; tanto presencial como virtual, pensando siempre en mejorar la calidad de atención al ciudadano.

f) Proporcionar y/o canalizar de manera oportuna la información cuando sea requerida por lalos administrados o por el funcionario(a) responsable de proveer los requerimientos de acceso a la información pública, dentro del plazo de Ley.

g) Organizar y administrar el Archivo General de la Municipalidad Provincial de Huancané conforme a las normas del Sistema Nacional de Archivos.

h) Ejecuta las actividades de recepción, clasificación, distribución e información del documento que ingresa al archivo, por parte de las unidades orgánicas que entreguen documentación o acervo documentario de los ejercicios fenecidos, conforme a ley.

i) Sistematizar, clasificar y custodiar los documentos archivísticos, manteniéndolos ordenados, codificados y en buen estado de conservación.

j) Otorgar certificación o constancia de los documentos que administra al Archivo Central de la Municipalidad.

k) Atender las solicitudes de los servidores de la Municipalidad, referente a cualquier tipo de documentación que se encuentren en el archivo general, para el cumplimiento de sus funciones.

l) Organizar y orientar las transferencias periódicas de documentos desde las diferentes dependencias, al archivo general.

m) Supervisar y controlar el cumplimiento de las normas y directivas aprobadas por el archivo general de la Nación (AGN) y por la Municipalidad, en observancia al Plan de Control Documentario y al Plan Anual de Archivo.

n) Coordinar con la Oficina de Tecnologías de información, sobre la implementación de un sistema informático de atención al usuario y/o implementación de la Plataforma Digital Única de Atención al Ciudadano, a través de la Mesa de Partes Virtual de la Municipalidad Provincial de Huancané.

o) Las demás funciones que le asigne el/la responsable de la Oficina de Secretaría en el marco de sus competencias o aquellas que le corresponda por norma expresa.