La Oficina de Gestión Documentaria es una unidad orgánica encargada de centralizar, custodiar y conservar la documentación de la Municipalidad Provincial de Aija, así como brindar información y orientación a ciudadanos y personas jurídicas, e integrar de manera funcional, estructural y normativa los archivos de la municipalidad, mediante la aplicación de principios, normas, técnicas y métodos de archivo, así como la administración del Sistema de Trámite Documentario y del Archivo Central. Depende de la Oficina General de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria.

Funciones de la Oficina de Gestión Documentaria

Son funciones de la Oficina de Gestión Documentaria las siguientes:

a) Elaborar, proponer, ejecutar y evaluar el Plan Operativo Institucional de la Oficina de Gestión Documentaria.

b) Ejecutar y evaluar las actividades relacionadas con la gestión documentaria que ingresa a la municipalidad, en lo referente a recepción, registro, codificación, distribución, seguimiento y archivo.

c) Ejecutar los procesos técnicos del Sistema de Trámite Documentario y del archivo pasivo de la municipalidad; orientando y atendiendo al público usuario, sobre los servicios que se ejecutan, en el ámbito de su competencia.

d) Brindar asistencia técnica a los órganos y unidades orgánicas de la municipalidad para la organización, transferencia y eliminación de su acervo documentario.

e) Organizar, dirigir y supervisar el Archivo Central de la municipalidad, de conformidad con las normas, lineamientos y orientaciones del Sistema Nacional de Archivos.

f) Administrar el archivo documentario de la municipalidad, proponiendo e implementando medidas concernientes a la conservación, integridad y adecuada utilización de los documentos del archivo.

g) Hacer seguimiento al trámite e informar de su estado al público usuario.

h) Proponer, aplicar y evaluar sistemas informáticos que agilicen el trámite en observancia de las directivas y procedimientos del sistema de gestión documentaria.

i) Planificar, organizar, dirigir y controlar las acciones de seguridad y conservación del acervo documentario de la municipalidad.

j) Gestionar los trámites administrativos relacionados a la unidad funcional y comprendidos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA.

k) Hacer estudios e investigaciones que permitan organizar base de datos y cuadros estadísticos para conocer la producción documentaria y mejorar la calidad de la misma.

l) Formular, proponer e implementar resoluciones, directivas, instructivos, contratos, convenios y otras normas de aplicación institucional, de acuerdo a sus competencias.

m) Emitir informes técnicos en el marco de su competencia.

n) Otras funciones que le asigne el/la Jefe/a de la Oficina General de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria dentro del ámbito de sus competencias y aquellas que le sean dadas por normativa expresa.