La Oficina General de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria es el órgano de apoyo encargado de dirigir, planear, organizar y evaluar el apoyo administrativo al Concejo Municipal y a la Alcaldía, la gestión documentaria, la atención al público, la imagen y relaciones públicas de la Municipalidad Provincial de Aija.

Funciones de la Oficina General de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

Son funciones de la Oficina General de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria las siguientes:

a) Elaborar, proponer, ejecutar y evaluar el Plan Operativo Institucional de la Oficina General de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria.

b) Poner a disposición de las Comisiones de Regidores, los temas propuestos por la administración, que ameriten ser dictaminados por dichas comisiones previos a las Sesiones de Concejo.

c) Organizar y concurrir a las sesiones del Concejo Municipal, citando a los Regidores de acuerdo con los plazos establecidos en el Reglamento Interno de Concejo, así como coordinar la participación de los gerentes involucrados en los temas de agenda.

d) Elaborar y custodiar las actas de las sesiones de Concejo, así como difundir los acuerdos de Concejo.

e) Elaborar y/o adecuar los proyectos de ordenanzas, acuerdos y resoluciones de Concejo en estricta sujeción a las decisiones adoptadas por el Concejo Municipal, a las normas legales vigentes y disponer la publicación de los dispositivos que legalmente correspondan.

f) Atender solicitudes y emitir comunicaciones en coordinación con la unidad orgánica correspondiente, en cumplimiento a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

g) Gestionar la designación de fedatarios de la entidad de acuerdo con la normatividad interna que lo regula.

h) Gestionar la orientación y atención al público sobre el trámite de sus expedientes y servicios públicos municipales.

i) Conducir, supervisar y ejecutar la gestión documentaria de la municipalidad.

j) Organizar la atención protocolar, imagen y relaciones públicas de la municipalidad en eventos internos y externos.

k) Supervisar y controlar los eventos que organizan las gerencias a fin de mantener estándares de calidad y protocolo establecido.

l) Gestionar los reclamos y consultas de acción inmediata, provenientes de los contribuyentes y vecinos, disponiendo la intervención de las unidades orgánicas competentes hasta la culminación del proceso.

m) Gestionar la actualización permanente del Portal Institucional y del Portal de Transparencia de la municipalidad.

n) Supervisar la sistematización y publicación de la documentación oficial y dispositivos legales que emanen de la municipalidad.

o) Supervisar la implementación de los principios de gobierno abierto para todos los procesos institucionales.

p) Emitir resoluciones en los asuntos de su competencia y de aquellos temas que le sean delegados; y,

q) Las demás funciones que le asigne el/la Gerente/a Municipal en el marco de sus competencias o aquellas que le corresponda por norma expresa.