Secretaría General

Órgano de apoyo encargado de programar, dirigir y coordinar el apoyo administrativo al Concejo Municipal, Comisión Regidores y a la Alcaldía, así como dirigir, supervisar y evaluar la gestión del área a su cargo en lo relacionado a trámite documentario, sistema de archivos de la municipalidad. Está a cargo de un funcionario de confianza, que depende funcional y jerárquicamente de la Alcaldía y administrativamente de la Gerencia Municipal. Su denominación es secretaria(o) general.

Funciones y atribuciones:

1. Organizar y concurrir a las sesiones del Concejo Municipal, citando a los Regidores de acuerdo a los plazos establecidos en el Reglamento Interno de Concejo, así como coordinar la participación de los Gerentes involucrados en los temas de agenda.
2. Elaborar y custodiar las actas de las Sesiones del Concejo, suscribirlas conjuntamente con el Alcalde, así como difundir los Acuerdos de Concejo.
3. Asistir y apoyar al Concejo Municipal y Al Alcalde en la gestión administrativa en materia de su competencia.
4. Elaborar y/o adecuar los proyectos de Ordenanza, Acuerdos y Resoluciones de Concejo en estricta sujeción de las decisiones adoptadas por el Concejo Municipal, de acuerdo a las normas legales vigentes y disponer la publicación de los dispositivos que legalmente correspondan.
5. Elaborar y/o adecuar los proyectos de Resoluciones y Decretos de Alcaldía.
6. Dar fe de los actos y dispositivos municipales emitidos por el Concejo Municipal.
7. Certificar las Resoluciones u otras normas emitidas por el Alcalde y el Concejo Municipal, así como los documentos internos que obran en el Archivo Central de la Municipalidad.
8. Numerar, registrar, distribuir, notificar y custodiar los diferentes documentos municipales a cargo de la secretaría general.
9. Archivar y custodiar los convenios de cooperación interinstitucional que suscriba el Alcalde, autorizados por Concejo Municipal.
10. Supervisar, programar y organizar el servicio de celebración de matrimonios civiles.
11. Elaborar, conservar y custodiar las actas de celebración de matrimonios.
12. Implementar las recomendaciones de los informes de auditoria emitidos por los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control de su competencia, debiendo de informar a la Alta Dirección sobre las medidas adoptadas.
13. Formular, actualizar y proponer la normatividad interna de su competencia.
14. Elaborar el sustento técnico del Texto Único de Procedimientos Administrativo (TUPA) y del Texto Único de Servicios No Exclusivos (TUSNE) de su área, y gestionar la actualización y modificación de los mismos ante el órgano competente.
15. Formular y proponer el proyecto del Plan Operativo Institucional (POI) del órgano a su cargo e identificar la propuesta de los procesos y procedimientos a su cargo, para su derivación a Oficina de Planeamiento, Racionalización y Cooperación Técnica, para la consolidación y elaboración del Manual de Gestión de Procedimientos y Procesos de la Entidad.
16. Formular y proponer el Cuadro de Necesidades del órgano, para la derivación a la Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial, quien realizará su consolidación y gestión correspondientes; y
17. Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven de las disposiciones normativas o que le sean asignadas por la Alcaldía, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente aplicable.

La secretaria general para el cumplimiento de sus funciones tiene a su cargo las siguientes oficinas:

• Oficina de Tramite Documentario.
• Oficina de Archivo General.
• Oficina de Relaciones Públicas e Imagen Institucional.
• Oficina de Registro Civil.