Departamento de gestión documental

El Departamento de Gestión Documental como Órgano de Administración de Archivos (OAA) es la unidad de organización responsable de la gestión archivística y documental en la empresa, dependiente de la Gerencia de Administración y Finanzas debe velar por la implementación, funcionamiento, desarrollo y control del Sistema Institucional de Archivos (SIA) y el cumplimiento de implementación de la Gestión de archivo en el Modelo de Gestión Documental (MGD). Gestiona y dota los recursos (presupuesto, infraestructura, equipos, mobiliario, materiales y personal) para el correcto funcionamiento del Archivo Central. Caso contrario, no puede considerarse como tal, siendo responsabilidad del SIA y del OAA velar por su adecuada implementación, bajo responsabilidad.

El Archivo Central de San Gabán S.A. depende funcional y orgánicamente del Departamento de Gestión Documental, conforme el literal f) del artículo 47° del Reglamento de Organización y Funciones de San Gabán S.A., aprobado mediante Acuerdo de Directorio N° 004-026/2018. El Archivo Central custodia los documentos archivísticos que han sido transferidos por los Archivos de Gestión una vez concluido el trámite y cumplido el periodo de retención establecido, conservando los documentos archivísticos producidos y recibidos, como parte de la fase semiactiva e inactiva del ciclo vital del documento archivístico. Asimismo, cumple con el marco normativo institucional y nacional en materia archivística.

El Archivo Central cumple las siguientes funciones:

  • Cumplir con el marco normativo institucional y nacional en materia archivística.
  • Identificar y proponer las series documentales de valor permanente que conforme al PCDA hayan cumplido con su periodo de retención, y deban ser transferidas al Archivo Regional para su conservación.
  • Apoyar en la identificación de las series documentales de la entidad pública.
  • Efectuar acciones de control de la organización y descripción de los documentos archivísticos recibidos por transferencia.
  • Identificar y proponer las series documentales que conforme al PCDA hayan cumplido con su periodo de retención y deban ser eliminados.
  • Recibir las transferencias de los Archivos de Gestión y, de corresponder, Archivos Periféricos conforme a la Tabla de Retención del PCDA y/o Cronograma Anual de Transferencia.
  • Ejecutar las acciones de conservación de los documentos archivísticos bajo su custodia.
  • Garantizar el servicio y acceso controlado a los documentos archivísticos bajo su custodia a través de servicios archivísticos.
  • Elaborar instrumentos archivísticos como inventarios, guías o catálogos, registro de transferencia, eliminación, servicio archivístico u otros.
  • Supervisar y monitorear a los Archivos de su respectivo SIA.
  • Brindar asesoramiento, charlas, talleres y asistencia técnica a los Archivos de su respectivo SIA.
  • Administrar el Repositorio Archivístico Digital Institucional, una vez constituido y cumpla con los requisitos de acuerdo con lo señalado en la norma de la materia.
  • Otras que establezca la normativa archivística vigente del AGN.

Archivo General de la Nación

1. Constitución Política del Perú, articulo 21, Defensa del Patrimonio de la Nación

2. Decreto Ley N° 19414, que declara de utilidad pública la defensa, conservación e incremento del Patrimonio Documental de la Nación.

3. Decreto Supremo Nº 022-75-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 19414

4. Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.

5. Decreto Supremo Nº 008-92-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 25323.

6. Resolución Jefatural N° 354-2002-AGN/J, que aprueba el “Manual sobre Uso y Manejo de Documentos”

7. Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2018-AGN/DAI,
“Norma para la eliminación de documentos de archivo del sector público”.

8. Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA, “Normas para la Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las Entidades Públicas”.

9. Resolución Jefatural N° 022-2019-AGN/J, que aprueba Directiva N° 002-2019-AGN/DDPA, “Normas para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”.

10. Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN/J, que aprueba Directiva N° 006-2019-AGN/DDPA: “Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las entidades públicas”.

11. Resolución Jefatural N° 027-2019-AGN/J, que aprueba Directiva N° 007-2019-AGN/DDPA, “Directiva para la Supervisión en Archivos de las Entidades Públicas”, modificado por Resolución Jefatural N° 68-2021-AGN/JEF.

12. Resolución Jefatural N° 107-2023-AGN/JEF, que aprueba Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA “Norma para la Administración de Archivos en la Entidad pública”.

13. Resolución Jefatural N° 180-2019-AGN/SG, que aprueba Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA Directiva N° 010-2019-AGN/DDPA “Norma para la Organización de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública”.

14. Resolución Jefatural N° 213-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 011-2019-AGN/DDPA “Norma para la Descripción Archivística en la Entidad Pública”.

15. Resolución Jefatural N° 214-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 012-2019-AGN/DDPA “Norma para la Valoración Documental en la Entidad Pública”.

16. Resolución Jefatural N° 304-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DC “Norma para la Conservación de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública”.

17. Resolución Jefatural N° 010-2020-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2020-AGN/DDPA “Norma para Servicios Archivísticos en la Entidad Pública”.

18. Resolución Jefatural N° 079-2020-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 002-2020-AGN/DDPA “Directiva que aprueba Lineamientos de Prevención, Seguridad y Actuación en cumplimiento de las Normas del Sistema Nacional Archivos”.