Es un órgano de apoyo, cuyo ámbito de competencia funcional comprende planificar, ejecutar y evaluar las actividades del sistema de trámite documentado que permita la adecuada distribución y control de la documentación y correspondencia, así como controlar las actividades de administración del sistema de archivo documentado, velando por su adecuado mantenimiento, uso conservación y depuración del patrimonio documentario.

Depende funcional y administrativamente de la Oficina de Secretaria General.

Funciones

• Recibir, revisar, registrar y distribuir la documentación en general que ingresa a la Municipalidad a través de la Mesa de Partes.
• Administrar la ventanilla de recepción de los documentos de la Municipalidad.
• Distribuir oportunamente los documentos y expedientes que ingresan a la Municipalidad, de acuerdo a la Ley del Procedimiento Administrativo General, Texto Único de Procedimientos Administrativos (T.U.P.A) y demás normas establecidas al respecto.
• Mantener actualizado los registros de ingreso y salida de la documentación institucional.
• Emitir los reportes sobre la documentación que ingresa.
• Velar por la intangibilidad de los expedientes, así como su debida conservación en el Archivo Documentario.
• Proponer las directivas necesarias a fin de cumplir con los dispositivos legales vigentes en materia de Archivos.
• Dirigir y controlar la ejecución, cumplimiento de las normas y procesos para la recepción, depuración, calificación del periodo de conservación y eliminación de la documentación de la Municipalidad.
• Atender las consultas que formulen los usuarios sobre el patrimonio documentario que obre en el archivo central de la Municipalidad.
• Velar por la seguridad y conservación de la documentación del archivo y acervo documentario mediante la implementación de medidas de carácter técnico administrativo.
• Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus funciones y las que le sean asignadas por la Secretaría General.