Es un órgano de apoyo, encargada de programar y coordinar el apoyo administrativo al Concejo Municipal, Alcaldía de la Municipalidad, así mismo encargada de planear, organizar, ejecutar, dirigir y controlar, el flujo documentario de la Municipalidad, administrar el archivo central e informar respecto al cumplimiento de los plazos y procedimientos de las unidades orgánicas, así como dirigir y supervisar a la Unidad de Tramite y Archivo Documentario.

Está a cargo de un funcionario de confianza, designado por el alcalde y depende directamente del Gerente Municipal.

Funciones

• Prestar apoyo técnico y administrativo al Concejo Municipal, Comisiones de Regidores y Alcaldía, en labores de gestión municipal.
• Planear, organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las acciones de la Oficina de Secretaría General de acuerdo a normas, directivas, y disposiciones pertinentes o impartidas por la Alta Dirección.
• Formular, proponer y administrar su Presupuesto Anual, el Plan Operativo Institucional (POI) y el Plan Estratégico en el Ámbito de su Competencia.
• Preparar la agenda y la documentación para las sesiones de Concejo Municipal que le encomiende el Alcalde, así como citar a las mismas a los regidores y/o funcionarios.
• Redactar las Actas de las Sesiones del Concejo, así como actuar como Secretaría en las Sesiones del Concejo Municipal.
• Proyectar las ordenanzas, edictos, acuerdos y resoluciones del Concejo, con estricta sujeción a las decisiones adoptadas y normas legales vigentes.
• Dar fe, autenticar, transcribir y expedir los documentos oficiales de la Municipalidad.
• Organizar, dirigir, distribuir, controlar y evaluar la administración documentaría y del archivo central, y otras actividades propias de la gestión municipal.
• Administrar el flujo de ingreso, distribución y egreso de documentos.
• Informar al Gerente Municipal y Titular del Pliego, el grado de cumplimiento de los plazos y procedimientos de los diferentes trámites que generan las unidades orgánicas de la Municipalidad y las medidas correctivas necesarias de ser necesario.
• Planear, organizar, ejecutar, dirigir y controlar el flujo documentario de la municipalidad, así como administrar el archivo central.
• Analizar normas técnicas y proponer mejoras de procedimientos para optimizar las actividades de trámite documentario y archivo.
• Elaborar cuadros estadísticos y resúmenes variados con relación al flujo de ingresos y egresos de los documentos en el ámbito de su competencia.
• Implementar las acciones necesarias y coordinar con las distintas áreas orgánicas el cumplimiento de la entrega de la información requerida conforme a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
• Sistematizar el flujo documentario de la municipalidad y mantenerlo actualizado.
• Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus funciones y las que le designe la Gerencia Municipal y/o la Alcaldía.
• Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus funciones y las que le sean asignadas por la Secretaría General.