Síntesis de Directiva Nº 003-2024-EF/52.06, Directiva para el manejo de la Caja Chica

Síntesis de Directiva Nº 003-2024-EF/52.06, “Directiva para el manejo de la Caja Chica”, aprobada con Resolución Directoral N° 008-2024-EF/52.01

03 de Julio de 2024

Definición de Caja Chica

Es un fondo en efectivo que puede ser constituido con Fondos Públicos, cualquiera sea la fuente de financiamiento, con excepción de la fuente Recursos por Operaciones Oficiales de Crédito, a ser destinado única y exclusivamente para el pago por gastos que conlleven al cumplimiento de objetivos institucionales los mismos que deben reunir, de manera concurrente, las siguientes condiciones:

a) Por su naturaleza, no puedan ser debidamente programados.

b) Ser eventuales o urgentes.

c) Demandan su cancelación inmediata

Excepcionalmente, puede destinarse al pago de viáticos por comisiones de servicio urgentes, no programables, debidamente autorizados por el Director General de Administración o quien haga sus veces.

La utilización de fondos de caja chica para conceptos que no se encuentran permitidos, acarrea responsabilidad.

Constitución de la Caja Chica

· Se crea mediante Resolución del Director General de Administración o quien haga sus veces, con cargo al presupuesto del año fiscal vigente.

· La resolución debe contener en lo esencial:

a) El monto total de la Caja Chica.

b) La dependencia a la que se asigna la Caja Chica

c) La designación del responsable único de su administración.

d) La designación de responsables de otras dependencias a las que se encomienda el manejo de parte de la Caja Chica.

e) El monto máximo para cada pago en efectivo no debe exceder del veinte por ciento (20%) de una Unidad Impositiva Tributaria (UIT), salvo para el pago de viáticos, hasta un tope de S/ 2 000,00.

f) El monto o porcentaje del monto total al que debe descender la Caja Chica para solicitar reposiciones.

· Se puede constituir sólo una Caja Chica por fuente de financiamiento.

· El responsable único de la administración de la Caja Chica y los responsables que manejan parte de la Caja Chica son personas distintas del Cajero de la Entidad, de los responsables del manejo de las cuentas bancarias de la Entidad y del personal que tiene a su cargo labores de registro contable en la Entidad.

· Los gastos con cargo a la Caja Chica son autorizados por el Director General de Administración o por quien haga sus veces en la Entidad. Dicha facultad puede ser delegada expresamente, ello no implica la pérdida de responsabilidad en el delegante.

Medio de pago para la apertura y reposición de la caja chica

· Es la Orden de Pago Electrónica (OPE).

· Se emite a nombre del responsable único de la administración de la Caja Chica, y, de ser el caso, a nombre de los responsables en las dependencias a favor de las cuales se asigne el manejo de parte de la Caja Chica.

· En el caso de las Empresas Públicas, el Director General de Administración, o quien haga sus veces, determina el medio de pago a utilizar.

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Directiva para la administración de la caja chica

El Director General de Administración, aprueba una Directiva para la administración de la Caja Chica o para su actualización. Entre otros aspectos, dicha Directiva debe contener, como mínimo:

a) Los conceptos de gasto a ser atendidos con la Caja Chica que cumplan con las condiciones establecidas en la presente directiva.

b) Los procedimientos y plazos para la rendición de cuentas debidamente documentada con Comprobantes de Pago regulados por la SUNAT o, de ser el caso, con Declaración Jurada.

c) Los conceptos de gasto y los lugares en los que se podrá admitir el uso de la Declaración Jurada.

d) Prohibición de efectuar reposiciones a la Caja Chica si no se tiene efectivamente rendido, por lo menos, lo correspondiente a la penúltima entrega.

e) La realización de arqueos inopinados que deben reflejarse en un estado mensual de las entregas, con indicación de la persona receptora, montos, finalidad, período transcurrido entre su entrega y rendición o devolución y nombre del funcionario que la autorizó, estableciendo las medidas correctivas pertinentes.

f) El gasto en el mes no debe exceder de tres (03) veces el monto constituido, indistintamente de la cantidad de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo período.

g) Los procedimientos y plazos para la solicitud y otorgamiento de las reposiciones que permitan mantener el monto original de la Caja Chica.

Reposición de fondos para la caja chica

Consiste en reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, previa verificación de la documentación sustentatoria debidamente autorizada.

El responsable único de la administración de la Caja Chica y los responsables de las otras dependencias designados solicitan la reposición tan pronto el fondo en efectivo descienda a los niveles establecidos.

La reposición de fondos para la Caja Chica debe ser oportuna, sin exceder las 48 horas, computados en días hábiles, de recibida la solicitud.

Prohibición de entregas provisionales y de creación de fondos similares

No está permitida la entrega provisional de recursos con cargo a la Caja Chica, salvo que lo autorice expresa de manera e individualizada el Director General de Administración, en cuyo caso los gastos efectuados deben justificarse documentadamente dentro de las 48 horas, computados en días hábiles de la entrega.

No está permitida la creación de fondos en efectivo con las mismas características de la Caja Chica.

Liquidación de la caja chica

· Los pagos con cargo a la Caja Chica se realizan hasta el 31 de diciembre de cada año fiscal.

· Durante el mes de enero de cada año fiscal se devuelve el saldo que al 31 de diciembre del año fiscal anterior resulte de la liquidación de la Caja Chica, mediante Papeleta de Depósitos a Favor del Tesoro Público (T-6), en la respectiva fuente de financiamiento.

· En el caso de las Empresas Públicas, dicha devolución es a favor de la respectiva cuenta bancaria