Oficina General de Secretaría

La Oficina General de Secretaría es el órgano de apoyo encargado de dirigir, planear, organizar y evaluar el apoyo administrativo al Concejo Municipal y a la Alcaldía, la gestión documentaria, la atención al ciudadano, la imagen y las relaciones públicas de la Municipalidad.

Está a cargo de un empleado de confianza, depende funcionalmente de la Alcaldía y jerárquicamente de la Gerencia Municipal.

Funciones:

• Poner a disposición de las Comisiones de Regidores, los temas propuestos por la administración, que ameriten ser dictaminados por dichas comisiones previos a las Sesiones de Concejo.
• Organizar y concurrir a las sesiones del Concejo Municipal, citando a los regidores de acuerdo con los plazos establecidos en el Reglamento Interno de Concejo, así como coordinar la participación de los gerentes involucrados en los temas de agenda.
• Elaborar y custodiar las actas de las sesiones de Concejo, así como difundir los acuerdos de Concejo.
• Elaborar y/o adecuar los proyectos de ordenanzas, acuerdo y resoluciones de Concejo en estricta sujeción a las decisiones adoptadas por el Concejo Municipal, a las normas legales vigentes y disponer la publicación de los dispositivos que legalmente correspondan.
• Atender solicitudes y emitir comunicaciones en coordinación con la unidad orgánica correspondiente, en cumplimiento a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
• Gestionar la designación de fedatarios de la entidad de acuerdo con la normatividad interna que lo regula.
• Supervisar y controlar los eventos que organizan las gerencias a fin de mantener estándares de calidad y protocolo establecido.
• Gestionar los reclamos y consultas de acción inmediata, provenientes de los contribuyentes y vecinos, disponiendo la intervención de las unidades orgánicas competentes hasta la culminación del proceso.
• Gestionar la actualización permanente del Portal Institucional y del Portal de Transparencia de la Municipalidad.
• Supervisar la sistematización y publicación de la documentación oficial y dispositivos legales que emanen de la municipalidad.
• Supervisar la implementación de los principios de gobierno abierto para todos los procesos institucionales.
• Emitir resoluciones en los asuntos de su competencia y de aquellos temas que le sean delegados
• Las demás funciones que se asigne el Gerente Municipal en el marco de sus competencias o aquellas que le corresponda por norma expresa.

Para obtener más detalles, puedes consultar el Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Distrital de Paracas.