Órgano de Apoyo encargado de dirigir, planear, organizar y evaluar el apoyo administrativo al Concejo Municipal y a la Alcaldía, la gestión documentaria, la atención al público, el archivo central, la imagen y relaciones públicas de la Municipalidad, y da fe mediante la certificación o fedateo de los documentos oficiales de la municipalidad y las actas del Concejo Municipal. Depende de la Gerencia Municipal y se encuentra a cargo de un funcionario designado por Resolución de Alcaldía.

Funciones:

a. Poner a disposición de la Comisión de Regidores, los temas propuestos por la administración, que ameriten ser dictaminados por dichas comisiones previo a las Sesiones de Concejo.

b. Organizar y concurrir a las sesiones del Concejo Municipal, citando a los Regidores de acuerdo con los plazos establecidos en el Reglamento Interno de Concejo, así como coordinar la participación de los titulares de las unidades de organización involucrados en los temas de agenda.

c. Elaborar y custodiar las actas de las sesiones de Concejo, así como difundir los acuerdos de Concejo.

d. Tramitar los pedidos formulados por los Regidores, conforme al Reglamento Interno del Concejo Municipal, canalizándolos adecuadamente y coordinando con las unidades de organización correspondientes las acciones en atención a los pedidos formulados.

e. Notificar las disposiciones legales emitidas a las diferentes unidades de organización encargadas de su cumplimiento.

f. Elaborar y/o adecuar los proyectos de ordenanzas, acuerdos y resoluciones de Concejo, Decretos y Resoluciones de Alcaldía y otros dispositivos municipales de competencia del Concejo o Alcalde, en estricta sujeción a las decisiones adoptadas por el Concejo Municipal o por la Alcaldía, a las normas legales vigentes y disponer la publicación de los dispositivos que legalmente correspondan y llevar los correspondientes Libros de Registro de los mismos.

g. Gestionar la designación de fedatarios de la entidad de acuerdo con la normatividad interna que lo regula, así como evaluar y controlar su desempeño.

h. Supervisar la gestión documentaria de la municipalidad.

i. Supervisar la sistematización y publicación de la documentación oficial y dispositivos legales que emanen de la municipalidad.

j. Supervisar la implementación de los principios de gobierno abierto para todos los procesos institucionales.

k. Emitir resoluciones en los asuntos de su competencia y de aquellos temas que le sean delegados.

l. Apoyar al alcalde en materia administrativa, en el ámbito de su competencia.

m. Mantener el registro histórico de sellos de los funcionarios autorizados.

n. Ejecutar la autenticidad, de documentos a través de los fedatarios.

o. Otorgar copias certificadas de los documentos que obran en el Archivo Central de la Municipalidad y de los expedientes en trámite.

p. Formular, emitir opinión y visar convenios, alianzas estratégicas, acuerdos de inversión y demás mecanismos de cooperación con instituciones públicas o privadas, nacionales o internacionales cuya materia esté vinculada con el cumplimiento de sus funciones.

q. Formular, proponer e implementar normas y documentos de gestión (Procesos, Procedimientos, Directivas, lineamientos, instructivos, entre otros) que impulsen la mejora e innovación de los procesos, procedimientos y sistemas informáticos en concordancia a sus competencias y normas vigentes.

r. Formular, proponer y administrar su presupuesto anual, Plan Operativo Multianual, Evaluación Semestral y Anual, Plan Estratégico, Cuadro Multianual de Necesidades, Plan Trabajo y otros documentos de gestión de su competencia.

s. Disponer eficiente y eficazmente de los recursos presupuestales, económicos, financieros, materiales y equipos asignados en el cumplimiento de sus funciones.

t. Realizar el control interno de sus procedimientos e implementar las recomendaciones de los informes emitidos por los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, así como implementar el Sistema de Control Interno, que sean de su competencia.

u. Las demás funciones que le asigne la Gerencia Municipal en el marco de sus competencias o aquellas que le corresponda por norma expresa.