Es posible adquisición directa de materiales para las reparaciones, pagando en efectivo en tienda, en situaciones de emergencia.
Sí, en el marco de la normatividad de Tesorería, es posible ejecutar gastos en efectivo a través de la modalidad de “Caja Chica”6 o “Encargos” a personal de la institución. Se sujeta a lo siguiente: a) El documento sustentatorio para su apertura: Resolución del Director General de Administración, o de quien haga sus veces, que señale el monto total de la Caja Chica, dependencia a la que es asignada, responsable único de su administración, responsables a quienes se encomienda parte de su manejo, monto máximo para cada adquisición, procedimientos y plazos para la rendición de cuentas documentada, entre otros aspectos. b) El monto máximo para cada pago no debe exceder del 20% de una UIT vigente, salvo cuando se trate de viáticos excepcionales y pagos de servicios básicos o casos que por razones justificadas requieran ser atendidos con montos mayores, hasta un máximo de 90% de una UIT, lo cual debe estar contemplado en la Directiva para la administración de la Caja Chica que debe aprobarse en la entidad. c) El gasto en el mes no debe exceder de tres veces el monto constituido, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo período. d) Los cheques o giros bancarios se emiten a nombre del responsable de la administración de la Caja Chica o de los responsables en las dependencias a favor de las cuales se asigne dicho fondo. e) No está permitida la entrega provisional de recursos con cargo a la citada Caja, excepto cuando se autorice en forma expresa e individualizada por el Director General de Administración, o quien haga sus veces, en cuyo caso los gastos efectuados deben justificarse documentadamente dentro de las 48 horas de la entrega correspondiente. f) Debe disponerse la realización de arqueos inopinados sin perjuicio de las acciones de fiscalización y control a cargo del Órgano de Control Institucional. g) Parte de las acciones a ser desarrolladas en los arqueos debe reflejarse en un estado mensual de las entregas, a que se refiere el inciso precedente, con indicación de la persona receptora, montos, finalidad, período transcurrido entre su entrega y rendición o devolución y nombre del funcionario que la autorizó, estableciéndose las medidas correctivas pertinentes.
Asimismo, se debe tener en cuenta que toda contratación que supere las 8 UIT debe sujetarse a la normativa de contrataciones del Estado.