Cómo proceder para la asignación de “encargos en la municipalidad”

La modalidad de “Encargo” puede y debe utilizarse de manera excepcional y, debe ser a personal expresamente designado para la ejecución del gasto que haya necesidad de realizar, atendiendo a la naturaleza de determinadas funciones, al adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, a las condiciones y características de ciertas tareas y trabajos o a restricciones justificadas en cuanto a la oferta local de determinados bienes y servicios. En este último caso, con previo informe del órgano de abastecimiento u oficina que haga sus veces.

Se debe regular mediante Resolución del Director General de Administración o de quien haga sus veces, y debe señalar para cada caso:

· Descripción del objeto del “Encargo”,

· Los conceptos del gasto,

· Sus montos máximos,

· Las condiciones a que deben sujetarse las adquisiciones y contrataciones a ser realizadas, y;

. El tiempo que tomará el desarrollo de las mismas, señalando el plazo para la rendición de cuentas debidamente documentada, la que no debe exceder los tres (3) días hábiles después de concluida la actividad materia del encargo, salvo cuando se trate de actividades desarrolladas en el exterior del país en cuyo caso puede ser de hasta quince (15) días calendario.

No existe una norma que señale los montos mínimos y máximos para el otorgamiento de un encargo; ello debe ser regulado por la directiva interna de la entidad.

Existen algunas condiciones que el Gerente de Administración debe hacer cumplir; una de estas condiciones está referida a los topes para el otorgamiento de viáticos que establece la Escala de Viáticos para Viajes en Comisión de Servicios en el territorio nacional y sobre autorización de viajes al exterior de servidores y funcionarios públicos. Así como la realización de los viajes en clase económica, entre otros aspectos.

Los encargos internos u otros de similar naturaleza, que se otorgan a servidores o funcionarios de la administración pública deben estar regulados por una directiva. En esta directiva, de acuerdo a lo que establecen las normas respectivas, debe establecerse los motivos de la entrega de los fondos, el responsable, los plazos de rendición, entre otros. La autorización de pago corresponde a la máxima autoridad administrativa, la que podrá delegar esta potestad sin desmedro de su responsabilidad.

Base legal

Artículo 40° de la Directiva de Tesorería, Directiva Nº 001-2007-EF/77.15, aprobada con Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15

Artículo 20° numeral 2 del Decreto Legislativo N° 1441, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Tesorería.

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, Ley Nº 27785

Normas Generales de Tesorería N° 05 y 07, aprobados por la Resolución de Directoral N° 026-80- EF/77.15.