¿Qué son los fondos por encargo en las municipalidades?
Los fondos por encargo consisten en la entrega de dinero mediante cheque o giro bancario a personal de la institución para el pago de obligaciones que, por la naturaleza de determinadas funciones o características de ciertas tareas o trabajos indispensables para el cumplimiento de sus objetivos institucionales, no pueden ser efectuados de manera directa por la oficina general de administración o la que haga sus veces en la unidad ejecutora o municipalidad.
Los fondos por encargo pueden ser entregados para acciones como:
- Desarrollo de eventos, talleres o investigaciones, cuyo detalle de gastos no pueda conocerse con precisión ni con la debida anticipación.
- Contingencias derivadas de situaciones de emergencia declaradas por ley, como la emergencia sanitaria por COVID-19.
- Servicios básicos y alquileres de dependencias que por razones de ubicación geográfica ponen en riesgo su cumplimiento dentro de los plazos establecidos por los respectivos proveedores.
- Adquisición de bienes y servicios, ante restricciones justificadas en cuanto a la oferta local, previo el informe del órgano de abastecimiento u oficina que haga sus veces.
- Acciones calificadas de acuerdo con la ley como de carácter “reservado”, a cargo de las dependencias del Ministerio del Interior, Sistema Nacional de Inteligencia y del Ministerio de Defensa
Los encargos se regulan mediante resolución del director general de administración o de quien haga sus veces, la resolución establece:
- El nombre de la o las personas.
- La descripción del objeto del “encargo”.
- Los conceptos del gasto.
- El monto.
- Las condiciones a que deben sujetarse las adquisiciones y contrataciones a ser realizadas.
- El tiempo que tomará el desarrollo de estas.
- El plazo para la rendición de cuentas debidamente documentada.
La rendición de cuentas no debe exceder los 3 días hábiles después de concluida la actividad materia del encargo, salvo cuando se trate de actividades desarrolladas en el exterior del país, donde el plazo se extiende hasta 15 días calendario.
La entidad deberá contar con una directiva para los encargos donde se determina también las sanciones por incurrir en acciones que vayan en contra de lo estipulado por la normatividad y la misma resolución del director general de administración o de quien haga sus veces
La utilización de esta modalidad de ejecución es para fines distintos de los que tienen establecidos el fondo para pagos en efectivo o fondo fijo para caja chica y los viáticos, no exime del cumplimiento de los procedimientos de adquisición aplicables de acuerdo con la ley, y es de exclusiva competencia y responsabilidad de las unidades ejecutoras y municipalidades.
No procede la entrega de nuevos “encargos” a personas que tienen pendientes la rendición de cuentas o devolución de montos no utilizados de “encargos” anteriormente otorgados, bajo responsabilidad del director general de administración o de quien haga sus veces.”
Legislación aplicable
- Artículo 1° de la Resolución Directoral Nº 004-2009-EF/77.15 que modifica el artículo 40 de la Directiva de Tesorería Nº 001‐2007‐EF/77.15, aprobada por la Resolución Directoral Nº 002‐2007‐EF/77.15.