Implementar el Modelo de Gestión Documental (MGD)
Si eres titular de una entidad del Poder Ejecutivo o empresa pública, eres la persona responsable de implementar el Modelo de Gestión Documental en tu institución, de acuerdo al Decreto Legislativo N.º 1310 y la Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N.º 001-2017-PCM/SEGDI.
El MGD es un conjunto de pautas que busca establecer y mantener una gestión documental apropiada, transparente y confiable en el sector público. Representa una estrategia de implementación que permite intercambiar documentos electrónicos con validez legal a través de la Plataforma Nacional de Interoperabilidad, y facilitar la comunicación entre entidades públicas y ciudadanía o empresas estatales.
Componentes para implementar el MGD
Este Modelo se basa en 16 componentes interrelacionados (2 ejes transversales, 10 requisitos y 4 procesos) que facilitan la implementación de la gestión documental a lo largo del ciclo de vida de los documentos (desde su emisión hasta su disposición final), tanto para los nacidos digitalmente como para aquellos que fueron digitalizados.
Ejes transversales:
1. Análisis del contexto y Políticas de Estado
- Se debe realizar una evaluación sobre la situación actual de la gestión documental de la entidad y compararla con los componentes del MGD, así como un análisis de los dispositivos legales y normativos (internos o externos) que se deben cumplir, y un análisis de riesgos asociados a la gestión documental.
- Planificar el proyecto de implementación del MGD con base en los análisis realizados previamente.
2. Gestión del cambio
- El titular de la entidad debe establecer un equipo de trabajo para la gestión del cambio durante la implementación y mantenimiento del MGD para eliminar la resistencia al cambio y lograr resultados sostenibles en el tiempo.
Requisitos:
3. Política y objetivos de gestión documental
- La política de gestión documental debe estar alineada a los objetivos de la entidad, aprobada por su titular, orientada a proteger los documentos, comunicada y revisada periódicamente.
- Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas, y alineados a la política, así como ser aprobados por el titular de la entidad.
4. Roles y responsabilidades
- El titular de la entidad debe establecer y comunicar a la SGTD qué funcionarios asumen las responsabilidades de los roles asociados al MGD (responsable directivo y responsable operativo).
5. Procedimientos formalizados
- La entidad debe adecuar sus procedimientos administrativos, políticas y directrices documentadas que permitan evidenciar y gestionar la implementación del MGD.
6. Lineamientos de gestión y formalidad
- La entidad debe contar con lineamientos que guíen a los servidores en la recepción, emisión, archivo y el despacho de documentos; estos, deben estar descritos en instrumentos normativos y disponibles para conocimiento de los usuarios.
7. Supervisión y evaluación del desempeño
- El responsable directivo del MGD en la entidad debe evaluar su desempeño, de manera planificada y en períodos establecidos, así como estar alineada a los objetivos de este proceso o a los objetivos de la entidad, para identificar oportunidades de mejora. La entidad debe:
- Identificar los riesgos y limitaciones de su sistema o de la falta del mismo.
- Tener un informe de evaluación de riesgos del sistema de gestión documental.
- Contar con herramientas informáticas o aplicaciones de gestión documental que estén alineadas a sus procesos.
- Los sistemas o aplicaciones de gestión documental deben cumplir ciertos requisitos para que sus documentos electrónicos puedan interoperar, a través de la Plataforma Nacional de Interoperabilidad, con las aplicaciones de otras entidades.
9. Certificados y firmas digitales
- La entidad debe usar firmas y certificados digitales autorizadas en la emisión de documentos electrónicos generados en sistemas o aplicativos de gestión documental dentro del marco del MGD.
10. Innovación y mejora continua
- El responsable directivo del MGD debe disponer de procedimientos documentados para revisar y gestionar la innovación y mejora continua.
11. Inducción y capacitación
- El responsable directivo del MGD debe incluir en su Plan de Desarrollo de Personal (PdP) actividades de inducción y capacitación que permitan mejorar el desempeño de los servidores.
- La herramienta informática (Sistema de Trámite Documentario o de Gestión Documental) implementada por la entidad debe interoperar con los sistemas de otras entidades.
Procesos:
- Contemplar los cuatro procesos principales de la gestión documental en el desarrollo de su gestión por procesos y en sus sistemas o aplicativos de gestión documental:
13. Recepción
14. Emisión
15. Archivo
16. Despacho