Ministerio de Relaciones Exteriores

 “El Ministerio de Relaciones Exteriores conserva uno de los archivos históricos institucionales más antiguos, completos y organizados de nuestro país”
 
Yolanda Bisso Drago

Con gran vocación de servicio y grandes retos, la señora Yolanda Bisso Drago, ingresó al Ministerio de Relaciones Exteriores en 1999, con la misión de crear un proyecto de organización de archivos que permitiera una gestión eficiente, generando una toma de decisiones informada y un seguimiento adecuado de los temas de política exterior.

Nos relata que el proyecto inicial fue del entonces Viceministro, Embajador Jorge Valdez Carrillo, y para ello contactó a César Gutiérrez, archivero de la PUCP y autoridad archivística a nivel latinoamericano, quien, no pudiendo aceptar el encargo y habiendo sido su jefe, la llamó. “Tuve que pasar una entrevista y presentar una propuesta de trabajo, que le gustó mucho al Embajador Valdez. En ese entonces yo trabajaba en OSIPTEL, una entidad reguladora con muy buena reputación. En la Cancillería, vi una oportunidad de comenzar un proyecto desde cero, con todo el respaldo institucional y de la Alta Dirección, de tener cierta autonomía y cierto nivel de responsabilidad, como asesora del Despacho Viceministerial y de la Secretaría General, y de contribuir realmente a la gestión pública”, enfatiza.

Metas y logros
Su trabajo inició con el archivo periférico de la Dirección de Multilaterales, donde el volumen de documentos era muy contundente. Su apoyo fue Maite Ibarra, quien hasta ahora es una persona clave en su equipo, con quien elaboró un cuadro de clasificación de documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores, a fin de ordenar los archivos.

Fueron avanzando área por área, piso por piso, hasta completar la organización de los archivos periféricos de toda la Cancillería, el que fue tomado como modelo para otros archivos latinoamericanos. Con este nuevo ordenamiento, el archivero estaba en capacidad de dar respuesta a cualquier requerimiento de información, a veces, en menos de tres 2 minutos. “El archivero, en muchos casos, se abocó incluso a apoyar la gestión de los funcionarios cuando asumían una nueva posición, mostrándoles los últimos temas y documentos de su antecesor, con el fin de facilitar una transición ordenada”, destaca.

Inauguración Archivo Central con Canciller JPC 2001

Un logro muy importante fue la construcción y posterior inauguración del Archivo Central, en mayo de 2001, con la presencia del entonces Canciller, Embajador Javier Pérez de Cuéllar. Fue el primer local en el Estado peruano construido expresamente para ser archivo, cuyo diseño y remodelación estuvo a cargo de profesionales de la Universidad Nacional de Ingeniería (UNI), con parámetros clave identificados por el Ministerio de Relaciones Exteriores, como depósitos con puertas antifuego, estantería de calidad, aire acondicionado y ventilación forzosa para mantener los documentos libres de ácaros y en buen estado de conservación.

“Fue en su momento un verdadero lujo, un archivo organizado con un buen servicio; hoy, transcurridos 20 años, su capacidad está llegando al límite. No obstante, a la fecha, el Ministerio de Relaciones Exteriores conserva uno de los archivos históricos institucionales más antiguos, completos y organizados de nuestro país, y acabamos de certificar los servicios de atención de documentos e información con el Sistema de Calidad Norma ISO 9001”, señala la señora Yolanda Bisso.

Cambios favorables
Como parte de este gran proyecto, estuvo a cargo también de la mudanza del archivo de la Cancillería desde las antiguas caballerizas de Torre Tagle hacia el nuevo local. “Eran diez mil cajas para cuyo transporte se contrató a una empresa de mudanzas con experiencia que, sin embargo, no habría logrado terminar el trabajo a tiempo, de no haber sido por el celo profesional de los archiveros que formaban parte de mi equipo, quienes facilitaron una mudanza ordenada, de acuerdo con la rotulación y la numeración prevista”, nos comenta. Recuerda que fueron días de trabajo muy arduo, que iniciaban a las 4 p.m., para evitar cualquier interrupción al trabajo de los despachos de la Alta Dirección, y que terminaron el primer día a la 1 a.m. y el segundo día a las 11 p.m., y así continuaron por varios días más.3 Con la remodelación del Edificio Carlos García Bedoya en 1999, el cual iba avanzando piso por piso, se iban descubriendo documentos archivados a criterio de cada jefe, antes de la intervención del Archivo Central y de los Archivos Periféricos. “Mi equipo y yo nos alegrábamos de cada hallazgo. Los maestros de obra cada vez que descubrían algo nos llamaban ‘los bomberos’ porque era casi una operación de rescate, solo que documental”.

Premio Buenas Prácticas Gubernamentales Sistema de Gestión de Archivos 2005

La creación y la implementación del Sistema de Trámite Documentario, es decir, un sistema informatizado de manejo, asignación y seguimiento de documentos, en su momento fue muy novedoso, convirtiendo al Ministerio de Relaciones Exteriores en una institución pionera. Hoy tales sistemas son una herramienta crucial en cualquier entidad pública o privada, como parte de los actuales lineamientos de gobierno digital. “El Sistema de Trámite Documentario del MRE fue reconocido como el segundo mejor de América Latina, después del de Brasil, e incluso viajé en 2001 a una reunión de buenas prácticas gubernamentales organizada por IBM-Lotus, que tuvo lugar en Londres, donde representé a la Cancillería y al Perú”, indica.

Publicaciones y exposiciones
Otro aspecto de su trabajo es el de las publicaciones, a partir de los documentos históricos que obran en nuestro archivo. En 2015 el Ministerio de Relaciones Exteriores realizó una edición facsimilar del diario del padre agustino Avencio Villarejo, quien registró los pormenores de su viaje por el río Putumayo en 1935, por encargo del Prefecto de Loreto, comandante Oscar Mavila. “Ese maravilloso testimonio contiene descripciones y narraciones muy detalladas de las plantas, las flores y los animales que iba encontrando el Padre Villarejo en su travesía”, nos comenta; y reafirma “fue muy gratificante ayudar a que se diera a conocer”.

En febrero de 2021, con ocasión del Bicentenario del Perú y del MRE, se publicó en formato digital la historieta “Los documentos muestran nuestra historia”, ilustrada por el historiador Carlos Rojas, con financiamiento de la Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos. Un cómic que brinda un repaso gráfico a importantes episodios del proceso de Independencia y de consolidación de la República, con figuras como José de San Martín y José Faustino Sánchez Carrión, sustentados en documentos históricos conservados en el Archivo de la 4 Cancillería. Nos relata que originalmente la idea “era llegar con esta historieta a los colegios e incluso llevar a los niños en visita a Torre Tagle. Sin embargo, la pandemia ha cambiado nuestros planes y nos hemos contentado con la difusión digital que le han venido dando nuestras Misiones en el exterior”.

Por otra parte, un ámbito que también le ha traído muchas satisfacciones ha sido el de las exposiciones temáticas, documentales y fotográficas, entre ellas, aquellas dedicadas a los centenarios de los natalicios de Embajadores emblemáticos como el Embajador Arturo García García (2014), el Embajador Juan Miguel Bákula (2014), y al Embajador Alberto Wagner de Reyna (2015). Estas exposiciones fueron importantes para darles su lugar en la memoria colectiva a diplomáticos destacados que dieron mucho por el país, así como convocar alrededor de su recuerdo a sus familiares y amigos, que sin excepción y con gran orgullo colaboraron con la organización, prestando efectos personales y brindando información.

Otras exposiciones interesantes fueron las dedicadas a la historia de los derechos de las mujeres en el plano internacional, así como a la visita del Papa Francisco, ocasión en que se preparó una estupenda exposición en la que se exhibió una Bula Papal del siglo XVI. Para conmemorar el inicio de relaciones diplomáticas con varios países también se hizo el montaje de exposiciones en colaboración con las Embajadas de países como Australia, Austria, Grecia y Rusia. Esta última tuvo lugar en 2018 e hicimos referencia al Mundial de Fútbol de ese año.

“Pienso que estas exposiciones (temáticas, documentales y fotográficas) contribuyen también a mostrar el rostro humano del trabajo diplomático y consular, destacando los momentos delicados en que los funcionarios han tenido que actuar para defender los intereses nacionales o proteger a los ciudadanos peruanos, en medio de condiciones complicadas y conflictos difíciles”, nos relata.

Exposición aniversario relaciones bilaterales con Rusia 2018

Vocación de servicio
Con más de 20 años de servicio, la señora Yolanda Bisso se siente satisfecha con lo logrado en la Cancillería y agradecida de haber tenido la oportunidad de contribuir a un proyecto 5 desde su nacimiento. “En todos estos años he conocido funcionarios diplomáticos desde las categorías más bajas hasta las más altas, y estoy muy contenta de haber logrado la confianza y la colaboración de todos, sin importar la jerarquía. En el trabajo de archivo se maneja con cierta frecuencia documentación delicada que he debido tratar a veces directamente con la Alta Dirección, y aprecio mucho el reconocimiento a mi profesionalidad en esas instancias”, destaca.

Finaliza su testimonio indicando: “Siempre digo que en el Ministerio de Relaciones Exteriores se trabaja las 24 horas, porque siempre hay alguna Misión trabajando, aunque aquí en Lima sea de noche o sea fin de semana, y, por lo tanto, puede haber consultas o emergencias que solucionar. Yo estoy siempre encantada de apoyar y de contestarles a todos. Estoy muy identificada con la Cancillería, es mi segunda casa. Aunque haya crecido, sigue siendo muy familiar porque todos nos conocemos. Es muy agradable trabajar así y, ahora en pandemia y teletrabajo, se extraña”.

Archivo Central del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú