Precisiones a tener en cuenta sobre la recepción documental en las entidades
A partir de la publicación de la Ley 31465, que modifica la Ley de Procedimiento administrativo general las entidades públicas, entre estas las municipalidades deben tener en cuenta los siguientes aspectos relacionados con la recepción de documentos:
1. Sobre la recepción documental
Cada entidad tiene su unidad general de recepción documental, trámite documentado o mesa de partes, salvo cuando la entidad brinde servicios en varios inmuebles ubicados en zonas distintas, en cuyo caso corresponde abrir en cada local registros auxiliares al principal, al cual reportan todo registro que realicen.
Asimismo, cada entidad cuenta con una mesa de partes digital, conforme a los alcances establecidos en la Ley 31170 , cuyo horario de atención es de veinticuatro (24) horas, los siete (7) días de la semana.
2. Sobre la mesa de partes digital
Las entidades, en tanto implementen la mesa de partes digital, conforme a los alcances establecidos en la Ley 31170, Ley que dispone la implementación de mesas de partes digitales y notificaciones electrónicas, deben facilitar el empleo de sistemas de transmisión de datos a distancia para la recepción de documentos o solicitudes y remisión de sus decisiones a los administrados, como por ejemplo por medio del correo electrónico.
La Secretaría de Gobierno y Transformación Digital de la Presidencia del Consejo de Ministros o la que haga sus veces está facultada para supervisar el adecuado funcionamiento de dichos sistemas de transmisión de datos a distancia.
Asimismo, cuando se emplean medios de transmisión de datos a distancia, no es necesaria la posterior presentación física de la documentación remitida.